Five Whys, yang kadang-kadang ditulis sebagai “5 Whys,” adalah sebuah latihan tim terarah untuk mengidentifikasi penyebab utama dari suatu masalah. Metode 5 Whys (Lima Mengapa) digunakan dalam fase “analisis” pada metodologi Six Sigma DMAIC (define, measure, analyze, improve, control).
Latihan ini dimulai dengan fasilitator yang menyatakan masalah dan kemudian menanyakan pertanyaan “Mengapa?” (artinya, “Mengapa masalah ini terjadi?”). Kelompok tersebut melakukan brainstorming berdasarkan pengamatan langsung. Setelah kelompok menyepakati satu jawaban, fasilitator kembali mengajukan pertanyaan “Mengapa?”
Tujuan latihan ini adalah untuk melakukan analisis penyebab utama, yang sering kali menjadi bagian dari rencana manajemen risiko untuk mencegah masalah berulang. Dengan menjawab pertanyaan “Mengapa?” secara berulang, tim dipaksa untuk memecahkan masalah dan sampai pada beberapa kemungkinan yang berbeda. Nama latihan ini diambil karena biasanya diperlukan lima iterasi proses bertanya untuk sampai pada penyebab utama suatu masalah. Namun, fasilitator boleh saja menanyakan kurang dari lima “mengapa” atau lebih dari lima “mengapa” sesuai kebutuhan kelompok.
Contoh Latihan Lima Mengapa
Berikut adalah contoh bagaimana latihan Lima Mengapa dapat dilakukan:
Fasilitator: Situs web kami tidak dapat diakses dari pukul 14.00 hingga 14.45 pada hari Sabtu. Mengapa?
Kelompok: Karena server DNS eksternal gagal.
Fasilitator: Mengapa server DNS eksternal gagal?
Kelompok: Karena unit pemrosesan pusat (CPU) mencapai 100% dan tidak dapat menangani permintaan dari luar.
Fasilitator: Mengapa CPU mencapai 100%?
Kelompok: Karena server terus mencoba memperbarui Windows secara otomatis.
Fasilitator: Mengapa server terus mencoba memperbarui Windows secara otomatis?
Kelompok: Karena saat administrator membuat server, dia lupa untuk menonaktifkan layanan pembaruan otomatis.
Fasilitator: Mengapa administrator lupa untuk menonaktifkan layanan pembaruan otomatis saat membuat server?
Kelompok: Karena dia sedang terburu-buru dan terganggu oleh alarm yang berbunyi.
Setelah tim menyepakati bahwa mereka telah mengidentifikasi penyebab utama masalah — dalam hal ini, administrator terganggu dan lupa mematikan pembaruan otomatis — fasilitator harus membantu kelompok menentukan tindakan korektif yang sesuai.
Fasilitator: Bagaimana kita bisa memastikan setiap administrator menonaktifkan pembaruan otomatis saat membuat server baru, terlepas dari apakah mereka terburu-buru atau terganggu?
Kelompok: Buatlah gambar server Vanilla dengan pembaruan otomatis yang sudah dimatikan. Minta administrator untuk mengkloning gambar ini saat membuat server baru.
Kritik terhadap Lima Mengapa
Meskipun Lima Mengapa dapat berguna untuk brainstorming dasar, latihan ini bukan alat analisis yang sepenuhnya komprehensif. Teruyuki Minoura — mantan direktur pembelian global Toyota — adalah salah satu kritikus terhadap efektivitas teknik ini. Menurut Minoura, Lima Mengapa tidak menjamin keberhasilan analisis penyebab utama.
Salah satu kelemahan dari latihan Lima Mengapa adalah peserta brainstorming sering kali mengira gejala dari penyebab utama sebagai penyebab utama itu sendiri. Ketika ini terjadi, peserta cenderung berhenti menyelidiki karena mereka merasa telah menemukan masalah, padahal seharusnya mereka melacak gejala-gejala tersebut hingga ke penyebab-penyebab yang lebih dalam.
Karena Lima Mengapa mengandalkan brainstorming kelompok, hasilnya terbatas pada apa yang sudah diketahui oleh para peserta. Oleh karena itu, jika penyebab utama masalah tidak diketahui oleh siapa pun dalam kelompok, maka mereka tidak akan dapat menemukannya.
Selain itu, proses ini tidak mencakup dukungan untuk membimbing peserta menuju jawaban yang benar. Hal ini menyebabkan hasil yang tidak konsisten, karena kelompok yang berbeda mungkin menghasilkan lima alasan berbeda dari kelompok lainnya.
Cara Menggunakan Lima Mengapa
Untuk menggunakan Lima Mengapa dalam analisis penyebab utama, penting untuk mengambil langkah-langkah berikut:
- Bangun tim brainstorming lintas fungsi (cross-functional) yang multidisipliner. Saat memilih anggota, usahakan untuk menyertakan individu dari berbagai posisi, departemen, dan tingkat senioritas. Pemimpin tim atau fasilitator lain harus dilibatkan.
- Definisikan masalah. Pernyataan masalah yang jelas harus diusulkan dan dikomunikasikan kepada tim yang berpartisipasi dalam analisis penyebab utama. Pernyataan masalah harus sesingkat dan sejelas mungkin; pernyataan masalah yang terlalu luas atau tidak terfokus dapat memakan waktu dan tidak produktif.
- Jaga agar diskusi tetap terfokus. Selama proses brainstorming, fasilitator atau pemimpin kelompok harus menjaga diskusi tetap terarah dengan mengajukan pertanyaan untuk mendorong ide-ide baru. Ide-ide yang muncul saat menjawab setiap “Mengapa” harus didasarkan pada fakta atau data objektif melalui pendekatan ilmiah. Sesi tidak harus berhenti setelah lima “Mengapa” — jawab sebanyak yang diperlukan untuk mencapai hasil yang produktif.
Pertimbangan lain dalam melakukan analisis penyebab utama dengan teknik Lima Mengapa meliputi:
- Membedakan penyebab utama dari gejala-gejalanya.
- Menilai proses, bukan individu; kesalahan manusia tidak boleh dilabeli sebagai masalah.
- Mendorong jawaban yang terfokus dan tepat.
- Gunakan papan tulis, kertas, atau alat lain yang dapat membantu peserta memvisualisasikan setiap poin.
- Menganalisis penyebab dan dampak langkah demi langkah, alih-alih membuat kesimpulan prematur.
- Menciptakan lingkungan di mana peserta dapat bersikap jujur dan merasa dipercaya.
Saat menjawab setiap “Mengapa,” disarankan untuk menggunakan diagram untuk membantu tim melacak hubungan antara gejala, penyebab, dan penyebab utama yang diusulkan. Ini sangat berguna untuk masalah yang kompleks. Jenis diagram yang populer untuk latihan ini adalah diagram Ishikawa (diagram tulang ikan) dan diagram pohon.
Diagram Ishikawa memetakan cabang-cabang penyebab dan sub-penyebab yang berpotongan menjadi satu masalah umum untuk dianalisis sebagai penyebab utama. Diagram pohon menunjukkan bagaimana satu masalah umum bercabang menjadi beberapa penyebab — dengan setiap penyebab bercabang lagi menjadi potensi penyebab utama dan solusi yang memungkinkan.