Apa itu IT Chargeback?
IT chargeback adalah strategi akuntansi yang mengalokasikan biaya layanan, perangkat keras, atau perangkat lunak IT kepada unit bisnis yang menggunakannya. Sistem ini berbeda dengan model akuntansi IT tradisional, di mana semua biaya IT ditanggung oleh departemen pusat dan dianggap sebagai biaya operasional perusahaan.
Sistem IT chargeback terkadang disebut “akuntansi tanggung jawab” karena menunjukkan departemen atau individu yang bertanggung jawab atas pengeluaran besar. Sistem ini bertujuan untuk mendorong pengguna agar memperlakukan layanan IT seperti utilitas lainnya, sehingga mendorong penggunaan yang lebih bijak.
Sistem pelaporan yang menggunakan IT chargeback membantu administrator memahami faktor-faktor yang mempengaruhi biaya dan merencanakan anggaran dengan lebih efektif. Sistem ini juga memberikan transparansi kepada pengguna akhir mengenai keputusan bisnis yang menyebabkan pengeluaran, serta membantu manajemen dalam meningkatkan profitabilitas. Selain itu, biaya sistem legacy, redundansi, atau teknologi eksklusif yang mahal menjadi lebih jelas, memberikan alasan kuat bagi tim IT untuk melakukan peningkatan guna meningkatkan efisiensi atau mengurangi konsumsi energi dan waktu administrasi.
Cara Kerja IT Chargeback
Karena chargeback bergantung pada berbagai metrik IT untuk mendistribusikan biaya secara adil, keseimbangan harus dijaga antara tingkat ketelitian sistem dan kesulitan dalam mengumpulkan data yang diperlukan. Sistem IT chargeback yang kompleks memerlukan pencatatan rinci untuk setiap pengeluaran IT, termasuk unit bisnis yang menggunakannya dan apakah pengeluaran tersebut untuk perangkat lunak, perangkat keras, atau layanan. Beberapa pengeluaran besar, seperti pembelian mainframe, bisa digunakan oleh beberapa unit bisnis, sehingga data penggunaan dari departemen IT diperlukan untuk membagi biaya secara proporsional.
Sistem IT chargeback yang lebih sederhana hanya membagi biaya IT berdasarkan informasi yang tersedia, seperti jumlah pengguna, jumlah aplikasi, atau perkiraan subjektif. Sistem yang kurang kompleks ini mengurangi efektivitas IT chargeback tetapi juga mengurangi beban administrasi dalam hal waktu dan biaya.
Keuntungan dan Tantangan IT Chargeback
Dengan sistem ini, departemen IT internal dapat beroperasi layaknya penyedia layanan yang dikelola secara independen dari organisasi secara keseluruhan. IT chargeback juga menyediakan metrik yang bisa dibandingkan dengan biaya outsourcing layanan IT ke pihak ketiga. CIO dan administrator IT, misalnya, dapat membandingkan efektivitas departemen internal dalam mengelola jaringan, menyediakan kapasitas penyimpanan, mentransfer data, atau menjaga ketersediaan aplikasi web.
Selain itu, hasil IT chargeback bisa digunakan dalam pengambilan keputusan bisnis. Seorang CIO dapat menggunakan data pengeluaran IT dari kuartal sebelumnya untuk mengevaluasi apakah pendapatan yang dihasilkan dari peluang bisnis cukup untuk menutupi biaya tersebut.
Meskipun menawarkan banyak manfaat, beberapa CIO menganggap tantangan politik internal dalam menerapkan dan mengelola IT chargeback cukup berat, terutama ketika dikombinasikan dengan biaya administrasi dan tantangan akuntansi yang besar. Namun, sistem ini semakin menarik perhatian karena meningkatnya biaya energi dan penggunaan IT dalam beberapa tahun terakhir. Penerapan cloud privat, perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), dan arsitektur layanan sesuai permintaan (SOA) di berbagai perusahaan dapat mempermudah pengukuran penggunaan dan alokasi biaya, menjadikan layanan IT lebih transparan dan efisien.