Apa itu Administrasi Manfaat?
Administrasi manfaat adalah proses merancang dan mengelola berbagai manfaat yang disediakan oleh organisasi untuk karyawan. Manfaat karyawan biasanya mencakup asuransi kesehatan, kecacatan, dan jiwa; rekening pensiun individu dan 401(k); program kesehatan; rekening pengeluaran fleksibel; cuti liburan, cuti sakit berbayar, serta cuti melahirkan.
Banyak vendor yang menjual perangkat lunak untuk membantu administrator manfaat, yang biasanya merupakan bagian dari departemen sumber daya manusia (HR) organisasi. Paket manfaat tradisional kini telah berkembang mencakup asuransi hewan peliharaan, pelunasan pinjaman mahasiswa, subsidi transportasi, layanan hukum, program kesehatan berbasis insentif, dan diskon produk serta layanan.
Selain itu, semakin banyak pemberi kerja meminta karyawan untuk menanggung lebih banyak biaya manfaat melalui program sukarela atau yang dibayar karyawan. Keuntungan pendekatan ini adalah mengurangi biaya pemberi kerja sekaligus memberikan manfaat yang lebih dapat disesuaikan untuk karyawan.
Teknologi Administrasi Manfaat
Teknologi HR dari perusahaan besar seperti Oracle dan SAP, hingga vendor teknologi HR seperti Workday dan Ceridian HCM, biasanya menyediakan kemampuan administrasi manfaat dalam sistem manajemen modal manusia (HCM), baik melalui modul perangkat lunak internal maupun integrasi dengan sistem pihak ketiga.
Selain itu, perusahaan teknologi manfaat independen seperti Benefitfocus, Castlight Health, Namely, dan Zenefits menawarkan platform manfaat lengkap dalam bentuk sistem perangkat lunak sebagai layanan (SaaS). Vendor outsourcing teknologi HR juga menyediakan kemampuan administrasi manfaat untuk usaha kecil dan menengah (UKM). Produk perangkat lunak manfaat lainnya dirancang untuk bekerja dengan broker manfaat, yang membantu merancang sistem khusus berdasarkan kebutuhan organisasi dan preferensi karyawan.
Perangkat lunak manfaat sering kali menyediakan dasbor bagi manajer HR untuk memantau manfaat yang ditawarkan dan pola penggunaannya. Sistem ini juga dapat menganalisis data klaim asuransi secara anonim untuk merekomendasikan konfigurasi manfaat yang paling sesuai bagi karyawan. Fitur lainnya meliputi aplikasi seluler dengan antarmuka yang sederhana untuk mempermudah proses pendaftaran manfaat tahunan dan pilihan manfaat, serta fungsi swalayan karyawan untuk melakukan perubahan manfaat dan berkomunikasi dengan administrator manfaat.
Beberapa sistem manfaat bahkan terintegrasi dengan perangkat pelacak aktivitas dan kesehatan yang menawarkan insentif seperti diskon asuransi bagi karyawan yang mencapai tujuan tertentu.
Proses Administrasi Manfaat
Administrasi manfaat dimulai dengan menentukan jenis cakupan asuransi dan biaya yang akan ditawarkan organisasi kepada karyawan, serta merancang manfaat lainnya yang dibayar oleh pemberi kerja dan karyawan. Program manfaat harus selaras dengan daftar karyawan utama, yang mencakup data pribadi setiap karyawan, serta memperhitungkan kebutuhan khusus, karyawan paruh waktu, pekerja sementara, dan perubahan regulasi pemerintah.
Karyawan juga perlu dilatih tentang cara menggunakan program manfaat dan berpartisipasi dalam pendaftaran terbuka. Sistem administrasi manfaat berbasis perangkat lunak telah menghilangkan kebutuhan formulir pendaftaran dan brosur kertas.
Peran Administrator Manfaat
Administrator manfaat bertugas memberikan informasi kepada karyawan tentang manfaat dan akun pensiun mereka. Mereka sering bekerja sama dengan broker manfaat dalam memilih paket manfaat tertentu. Profesional HR yang bertanggung jawab atas penyusunan, pemeliharaan, dan pengelolaan program manfaat biasanya memiliki keahlian dalam teknologi, serta membantu chief HR officer dan eksekutif IT dalam mengevaluasi dan memilih sistem perangkat lunak administrasi manfaat yang tepat untuk perusahaan besar, serta vendor outsourcing manfaat yang sesuai untuk organisasi kecil.