Apa itu Sales and Operations Planning (S&OP)?
Sales and Operations Planning (S&OP) adalah proses untuk mencocokkan pasokan produsen dengan permintaan secara lebih baik dengan cara mengoordinasikan departemen penjualan dan operasi untuk membuat satu rencana produksi. Tujuan yang lebih luas adalah menyelaraskan operasi harian dengan strategi perusahaan.
Dalam praktiknya, departemen lain yang berkaitan erat dengan sisi permintaan dan pasokan juga biasanya terlibat dalam S&OP, termasuk pemasaran, pengadaan, manufaktur, transportasi, dan keuangan.
Proses Sales and Operations Planning
S&OP terdiri dari beberapa langkah yang biasanya dilakukan dalam pertemuan bulanan. Nama dan jumlah langkah dalam setiap perusahaan bisa berbeda, tetapi secara umum prosesnya meliputi:
- Pengumpulan data. Mengumpulkan perkiraan yang ada serta informasi tentang variabel utama seperti inventaris, penjualan terbaru, dan kas yang tersedia.
- Perencanaan permintaan. Menganalisis, meramalkan, dan mempengaruhi permintaan, termasuk demand sensing dan demand shaping.
- Perencanaan produksi (pasokan). Menilai kapasitas produksi dan distribusi serta keterbatasannya.
- Rekonsiliasi. Menyelaraskan rencana permintaan dan produksi agar sesuai dengan persyaratan keuangan serta tujuan perusahaan, kemudian menyiapkan rekomendasi.
- Pertemuan eksekutif. Tim S&OP memberikan masukan akhir, meninjau rencana, dan menyetujui versi finalnya.
S&OP erat kaitannya dengan, dan sering menjadi bagian dari, Integrated Business Planning (IBP), sebuah proses perencanaan yang lebih luas dan jangka panjang yang menggabungkan rencana dari setiap departemen serta menghubungkannya dengan kinerja dan strategi keuangan perusahaan.
Manfaat S&OP
Selain meningkatkan akurasi perkiraan, S&OP dapat menekan biaya inventaris, yang pada gilirannya meningkatkan modal kerja karena lebih sedikit uang yang terikat dalam persediaan. S&OP juga dapat meningkatkan pendapatan dan pangsa pasar dengan meningkatkan efektivitas produk baru dan inisiatif pemasaran.
Peningkatan tingkat pengiriman tepat waktu yang dihasilkan dari S&OP dapat meningkatkan kepuasan pelanggan serta manfaat tambahan lainnya, seperti peningkatan penjualan.
Visibilitas yang lebih baik terhadap data penjualan, pemasaran, operasi, dan keuangan juga menjadi manfaat yang sering disebut oleh pendukung S&OP. Selain itu, penggunaan perangkat lunak S&OP khusus untuk mengotomatisasi proses ini dapat memperpendek siklus perencanaan, sehingga mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas karena karyawan tidak perlu lagi menangani pekerjaan manual yang rumit dalam menyusun perkiraan serta berkolaborasi dalam satu rencana terpadu.
Perangkat Lunak S&OP
Meskipun S&OP pada dasarnya adalah sebuah proses, bukan teknologi, berbagai jenis perangkat lunak memainkan peran penting dalam mengotomatiskan proses ini dan memfasilitasi kolaborasi antara tim penjualan, pemasaran, keuangan, dan operasi. Perangkat lunak ini membantu membuat data lebih mudah diakses serta menyediakan analitik dan simulasi skenario what-if.
Perkiraan penjualan mungkin dibuat menggunakan alat analitik atau peramalan khusus, atau dalam perangkat lunak demand planning. Namun, banyak perusahaan masih menggunakan spreadsheet untuk tahap ini. Perencanaan produksi sering kali ditangani dalam modul khusus di perangkat lunak ERP atau MRP.
Namun, karena banyak perangkat lunak khusus ini bekerja secara terpisah dan tidak selalu menghubungkan data, rencana, serta departemen, beberapa vendor menawarkan perangkat lunak S&OP yang mencakup semua langkah dalam sistem yang terintegrasi. Perangkat lunak S&OP biasanya dijual sebagai modul tambahan dalam paket ERP, meskipun ada juga produk mandiri.
Beberapa vendor ERP seperti Infor, Oracle, dan SAP menawarkan modul S&OP atau mendukung S&OP dalam produk IBP atau supply chain management (SCM). Banyak sistem ERP menyediakan fungsi ini dengan mengintegrasikannya dengan perangkat lunak S&OP dari pengembang pihak ketiga. Beberapa perangkat lunak demand management juga memiliki fitur S&OP.