Apa itu Return Merchandise Authorization (RMA)?
RMA (return merchandise authorization) adalah nomor otorisasi yang diberikan oleh pedagang e-commerce atau pemesanan melalui pos untuk mengizinkan pengembalian produk.
Setiap bisnis biasanya memiliki kebijakan terkait pengembalian barang. Beberapa perusahaan hanya mengizinkan pengembalian produk yang cacat, sementara yang lain, seperti perangkat lunak, hanya dapat dikembalikan jika kemasannya belum dibuka.
Bergantung pada kebijakan pengembalian pedagang, pelanggan mungkin menerima pengembalian dana atau kredit toko. Jika produk sudah melewati batas waktu pengembalian atau masa garansi, pengembalian bisa ditolak sepenuhnya.
Bagaimana cara kerja RMA?
Nomor RMA umumnya diberikan oleh layanan pelanggan saat proses pengembalian sedang berlangsung.
Formulir otorisasi pengembalian akan mencantumkan kebijakan terkait pengembalian, serta instruksi khusus tentang cara mengemas dan mengirim kembali produk ke pengecer. Formulir ini juga mungkin meminta pelanggan untuk memberikan alasan pengembalian produk.
Produk yang dikembalikan tanpa RMA bisa ditolak atau dikenakan biaya restocking oleh pengecer. Oleh karena itu, penting untuk mendapatkan RMA sebelum mengembalikan barang apa pun.
Mengapa mendapatkan RMA itu penting?
Nomor RMA penting bagi pedagang untuk menganalisis dampak finansial dari proses pengembalian mereka serta menilai kepuasan pelanggan.
Selain itu, nomor ini memberi tahu pedagang bahwa pengembalian sedang dilakukan dan memberikan perlindungan terhadap pengembalian berulang serta penipuan pengembalian. Pelanggan juga dapat menggunakannya untuk menanyakan status pengembalian atau kesalahan transaksi lainnya.
Misalnya, jika pelanggan belum menerima informasi tentang pengembalian mereka, mereka dapat menghubungi pedagang dan menggunakan nomor RMA sebagai referensi saat berbicara dengan layanan dukungan.
Bagaimana cara mengembalikan barang atau produk cacat?
Kebijakan dan prosedur pengembalian bervariasi antara vendor. Namun, proses pengembalian yang umum dilakukan biasanya seperti berikut.
Langkah 1. Menentukan apakah produk benar-benar cacat
Pertama, pelanggan mengajukan permintaan pengembalian dengan menghubungi layanan teknis dan berbicara dengan teknisi. Beberapa pedagang memungkinkan pelanggan mengirim email untuk meminta RMA daripada harus menelepon.
Teknisi akan membantu menentukan apakah produk benar-benar cacat atau ada masalah lain. Misalnya, dalam kasus perangkat lunak, mungkin masalahnya adalah instalasi yang tidak benar. Ini biasanya melibatkan pelanggan yang menjawab beberapa pertanyaan dan mengikuti arahan teknisi untuk menguji produk.
Jika teknisi menilai produk tersebut cacat, maka teknisi akan menerbitkan nomor RMA.
Proses ini sangat penting untuk produk perangkat lunak. Sebagian besar pedagang tidak mengizinkan pengembalian perangkat lunak kecuali kemasannya masih tersegel. Kebijakan ini membantu mencegah pembajakan perangkat lunak.
Langkah 2. Mempersiapkan pengiriman pengembalian
Selanjutnya, pelanggan harus menuliskan nomor RMA di bagian luar kotak yang digunakan untuk mengirim produk. Sangat penting untuk mengirim kembali semua kotak asli, manual, dan item lainnya bersama produk.
Jika pengembalian dikirim tanpa nomor RMA, pedagang mungkin akan mengembalikan produk tersebut kepada pelanggan.
Langkah 3. Mengirim produk kembali ke produsen
Terakhir, pelanggan melepaskan kepemilikan produk secara permanen dengan mengirimkannya kembali ke produsen. Sebagian besar pedagang menyarankan menggunakan jasa pengiriman yang menyediakan layanan pelacakan paket.