Apa itu tanda tangan email?
Tanda tangan email (email signature) — atau signature block atau signature file — adalah blok teks yang muncul di akhir email dan berisi informasi tambahan tentang pengirim. Ini bisa mencakup nama lengkap, jabatan atau posisi kerja, nama perusahaan, nomor telepon, alamat email, serta tautan ke situs web atau media sosial. Selain informasi kontak, banyak orang juga menambahkan kutipan favorit, moto perusahaan, atau pernyataan pribadi singkat.
Pengguna bisa membuat tanda tangan email secara manual atau menggunakan program pembuat tanda tangan email yang berbasis Hypertext Markup Language (HTML). Dengan HTML, tanda tangan email bisa lebih menarik dengan tambahan warna dan bentuk, bukan sekadar teks biasa.
Sebagian besar aplikasi email memungkinkan pengguna menyimpan lebih dari satu tanda tangan dan memberikan nama pada masing-masingnya. Salah satu tanda tangan bisa disetel sebagai default sehingga otomatis ditambahkan ke setiap email yang dikirim. Pengguna juga bisa memilih tanda tangan lain secara manual sebelum mengirim email.
Banyak organisasi memiliki kebijakan yang mengharuskan karyawan menggunakan format tanda tangan email tertentu. Dalam beberapa kasus, tanda tangan ini harus menyertakan logo perusahaan, tautan media sosial, ikon, atau bahkan disclaimer tentang penggunaan data dalam email tersebut.
Bagaimana cara membuat tanda tangan email?
Sebagian besar aplikasi email, seperti Microsoft Outlook dan Gmail, memungkinkan pengguna membuat dan mengedit lebih dari satu tanda tangan email.
Berikut langkah-langkah membuat tanda tangan email di Outlook:
- Pilih New mail.
- Klik Signature > Signatures and Stationery > Email signature.
- Pilih New, beri nama tanda tangan, lalu klik OK.
- Di bagian “Edit Signature”, ketik tanda tanganmu dan atur formatnya sesuai keinginan.
Ada juga berbagai template tanda tangan email, baik gratis maupun berbayar, serta generator tanda tangan email yang bisa membantu membuat tanda tangan yang lebih profesional. Beberapa generator bahkan memungkinkan pengguna menambahkan survei pelanggan atau karyawan ke dalam tanda tangan email. Tanda tangan email berbasis HTML ini lebih menarik dibandingkan teks biasa karena bisa menampilkan grafik dan gambar.
Apa bedanya tanda tangan email dengan tanda tangan elektronik dan digital?
Tanda tangan email berbentuk teks yang bisa dibaca manusia dan digunakan untuk memberikan informasi tambahan tentang pengirim. Ini bukan tanda tangan dalam arti autentikasi legal dari seorang pengguna.
Sementara itu, tanda tangan elektronik adalah tanda tangan digital yang menggantikan tanda tangan tulisan tangan dan bisa digunakan sebagai autentikasi legal di banyak negara, termasuk AS.
Di sisi lain, tanda tangan digital adalah bentuk spesifik dari tanda tangan elektronik yang dibuat menggunakan kriptografi asimetris untuk “menandai” pesan. Ini berfungsi untuk mengautentikasi sumber pesan dan memastikan integritasnya. Tanda tangan digital banyak digunakan di industri yang bergantung pada kontrak, seperti layanan kesehatan, manufaktur, dan keuangan. Tanda tangan ini memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan.