Apa itu format file BAI2?
Format file BAI2 adalah format file yang dispesialisasi dan distandarisasi yang digunakan untuk manajemen kas dan rekonsiliasi bank, yang diperkenalkan oleh Bank Administration Institute (BAI). File BAI2 dikirimkan oleh bank kepada pemegang rekening. Pemegang rekening kemudian mengimpor file tersebut ke dalam aplikasi pembukuan dan melakukan rekonsiliasi bank jika diperlukan.
File BAI2 adalah file yang distandarisasi yang memungkinkan organisasi untuk merekonsiliasi rekening bank mereka dan mengelola kas secara elektronik. Ini adalah versi terbaru dari format file BAI asli. Rekonsiliasi bank adalah proses yang menyelesaikan perbedaan antara saldo yang tercatat dalam laporan bank dan jumlah yang sesuai yang tercatat dalam catatan akuntansi perusahaan.
Baik format asli maupun yang telah diperbarui dikembangkan oleh BAI yang berbasis di AS, sebuah organisasi nirlaba yang menyediakan informasi yang tidak bias serta intelijen bisnis dan alat analisis komparatif untuk industri layanan keuangan global.
File BAI2 memberikan informasi rekening bank pemegang rekening dalam format standar. Informasi ini mencakup data tentang debit dan kredit, baik di akhir hari maupun selama hari berjalan. Pemegang rekening kemudian dapat mengimpor file tersebut ke dalam aplikasi sistem manajemen transportasi atau ERP untuk dengan mudah merekonsiliasi semua pembayaran yang dilakukan dan penerimaan yang masuk ke rekening mereka.
Apa itu format BAI2?
Format BAI2 merujuk pada format file yang dikembangkan oleh BAI untuk menyederhanakan pelaporan informasi saldo rekening dan membantu bisnis merekonsiliasi rekening mereka dengan kebutuhan pemeriksaan manual yang minimal.
File BAI2 dapat dibaca mesin, yang berarti dapat dibaca oleh sistem klien, seperti aplikasi ERP. Aplikasi penerima mengkonsumsi dan memproses informasi rekening terstruktur yang ada dalam file tersebut dan kemudian memulai proses rekonsiliasi akun otomatisnya. Pesan BAI2 biasanya dihasilkan antara pukul 00:00 dan 07:00 waktu setempat, meskipun waktu pastinya dapat bervariasi tergantung pada volume transaksi hari sebelumnya di rekening pemegang rekening.
Struktur format file BAI2
Format file BAI2 yang distandarisasi mencakup beberapa elemen wajib dan beberapa elemen opsional.
Elemen wajib adalah sebagai berikut:
- Header file. Mengidentifikasi pengirim dan penerima file serta menjelaskan struktur file; sebuah file BAI2 hanya dapat berisi satu grup.
- Header grup. Mengidentifikasi grup rekening yang informasinya dikirim oleh pengirim yang sama; dalam file BAI2, satu grup bisa berisi beberapa rekening.
- Identifikasi rekening. Mengidentifikasi informasi yang spesifik untuk rekening tertentu, termasuk nomor rekening, kode mata uang, jenis dana, dan jenis aktivitas rekening (ringkasan dan status).
- Trailer rekening. Menandai akhir dari sebuah rekening dan menentukan total kontrol rekening serta jumlah catatan rekening (yang dapat mencakup catatan opsional 16: Format Detail Transaksi atau 88: Format Lanjutan).
- Trailer grup. Mengidentifikasi jumlah rekening dan catatan dalam sebuah grup dan mencakup total kontrol grup.
- Trailer file. Menentukan total kontrol file dan jumlah rekening serta catatan dalam file.
Organisasi dapat memilih pelaporan terkoordinasi, di mana file BAI2 dapat berisi lebih dari satu grup. Untuk membuat laporan terkoordinasi, pelanggan harus menyesuaikan pengelompokan rekening mereka dan menyediakan kode negara serta kode institusi mereka. Untuk pelaporan tingkat rekening, file BAI2 akan berisi hanya satu grup dan satu rekening dalam grup tersebut.
Elemen opsional dalam file BAI2 adalah sebagai berikut:
- Detail transaksi rekening. Menyebutkan detail transaksi, termasuk jumlah, jenis dana, nomor referensi pelanggan, dan kode jenis transaksi.
- Lanjutan. Mengikuti catatan nomor 03, 16, atau 88, dan tujuannya adalah untuk melanjutkan catatan 03 atau 16.
Di sebagian besar bank, format file BAI2 menggunakan catatan dengan panjang tetap. Semua catatan dalam file mengandung bidang yang dibatasi sesuai dengan aturan tertentu. File juga harus mengikuti aturan terkait penghentian catatan dalam file dan penyediaan angka nol di awal ekstrak file, serta aturan terkait nama bidang dan panjang format data.
Siapa yang menggunakan file BAI2?
Banyak perusahaan di AS menggunakan file BAI2 untuk mengimpor laporan rekening bank mereka ke dalam sistem ERP sehingga file tersebut dapat digunakan untuk rekonsiliasi rekening. Sebagian besar bank besar global di AS dan di luar negeri mendukung format BAI2, sehingga perusahaan non-AS yang memiliki rekening di bank-bank ini juga dapat menggunakan BAI2 untuk pelaporan saldo manajemen kas dan rekonsiliasi rekening.
Namun, file BAI2 memiliki kegunaan terbatas untuk bank non-global dan bank lokal di luar AS, jadi perusahaan yang memiliki rekening di bank-bank ini umumnya tidak menggunakan format BAI2.
Keuntungan file BAI2
Semua organisasi perlu merekonsiliasi rekening bank mereka dan memiliki pengetahuan terkini tentang saldo kas. Namun, metode rekonsiliasi manual bisa memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama jika volume transaksi (pembayaran, penerimaan, piutang, dll.) sangat tinggi. Rekonsiliasi juga bisa sulit dilakukan jika laporan bank tidak diberikan tepat waktu atau jika ada masalah terkait saldo yang tidak mencukupi atau cek yang dibatalkan.
File BAI2 memungkinkan tim akuntansi untuk menyederhanakan rekonsiliasi. File ini menyediakan semua informasi yang diperlukan dalam format yang distandarisasi untuk memudahkan pemahaman dan penggunaan. Selain itu, file ini dapat dibaca oleh aplikasi keuangan, sehingga memungkinkan rekonsiliasi otomatis. Salah satu aplikasi umum untuk menggunakan file BAI2 adalah pengiriman data cek yang dikembalikan oleh bank kepada pemegang rekening, sebuah kejadian yang hampir selalu memicu permintaan rekonsiliasi bank. Rekonsiliasi manual bisa memakan waktu dalam situasi ini. Dengan file BAI2, tidak ada kebutuhan untuk pekerjaan manual semacam itu.