Apa Itu Business Process Improvement?
Peningkatan proses bisnis (Business Process Improvement/BPI) adalah praktik di mana para pemimpin perusahaan menganalisis proses bisnis mereka untuk mengidentifikasi area yang bisa diperbaiki dalam hal akurasi, efektivitas, dan efisiensi. Setelah itu, mereka melakukan perubahan dalam proses tersebut untuk mewujudkan perbaikan tersebut.
BPI bekerja dengan mengidentifikasi operasi, keterampilan karyawan, atau teknologi yang dapat ditingkatkan atau ditambahkan agar prosedur berjalan lebih lancar, aliran kerja lebih efisien, dan pertumbuhan bisnis lebih optimal.
Proses ini, yang juga dikenal sebagai functional process improvement, adalah bagian dari disiplin manajemen yang lebih luas, yaitu manajemen proses bisnis (BPM).
Apa Tujuan Peningkatan Proses Bisnis?
Tujuan utama BPI adalah meningkatkan kinerja proses formal maupun informal dalam sebuah organisasi. Dengan melakukan BPI, organisasi dapat mengidentifikasi hambatan, ketidakefisienan, dan masalah lain dalam proses mereka serta mengambil tindakan korektif untuk:
- mengurangi biaya;
- menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu;
- memastikan kepatuhan terhadap aturan dan regulasi yang lebih baik (compliance);
- meningkatkan kualitas produk atau layanan;
- mengurangi kesalahan; dan
- mempercepat output.
Selain itu, teknik BPI bisa membantu perusahaan lebih efektif dalam memenuhi permintaan pelanggan dan tujuan bisnis. BPI juga berperan dalam menyempurnakan cara kerja perusahaan agar tetap kompetitif di era bisnis berbasis teknologi saat ini.
Bagaimana Peningkatan Proses Bisnis Bekerja?
Peningkatan proses bisnis umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:
- Identifikasi proses yang perlu diubah. Biasanya dilakukan melalui pemetaan proses bisnis atau visualisasi langkah-langkah dalam proses.
- Analisis titik masalah. Ini mencakup identifikasi hambatan, ketidakefisienan, atau pekerjaan ganda dalam aliran kerja.
- Lakukan analisis akar penyebab. Hal ini membantu menentukan strategi terbaik untuk memperbaiki atau menghilangkan area bermasalah.
- Rancang dan evaluasi. Bisa mencakup penyederhanaan aktivitas, pelatihan ulang pekerja, atau penambahan teknologi seperti otomatisasi proses robotik (RPA).
- Implementasikan proses baru. Teknik manajemen perubahan dapat membantu memastikan adopsi yang sukses.
- Evaluasi dan ukur hasil. Mengevaluasi metrik memastikan bahwa perubahan telah terjadi dan hasilnya sesuai harapan.
Metodologi Peningkatan Proses Bisnis
Manajer yang menjalankan BPI biasanya menggunakan salah satu atau lebih metodologi berikut:
- Agile management. Berasal dari dunia pengembangan perangkat lunak, pendekatan ini melibatkan tim lintas fungsi yang bekerja dalam siklus produksi singkat (sprints) untuk meningkatkan atau menambahkan fitur teknologi.
- Lean management. Berfokus pada pengurangan limbah dan penggunaan sumber daya seminimal mungkin untuk mencapai hasil maksimal.
- Six Sigma. Menggunakan data dan alat statistik untuk menganalisis kekurangan dan mengoptimalkan proses.
- Theory of Constraints. Mengidentifikasi hambatan utama dalam suatu proses dan menghilangkannya untuk meningkatkan efisiensi.
Contoh dan Penggunaan Peningkatan Proses Bisnis
BPI biasanya memberikan nilai tambah dengan menghilangkan hambatan dan meningkatkan efisiensi melalui perubahan alur kerja atau pemanfaatan kembali sumber daya, misalnya:
- beralih dari dokumen fisik ke digital untuk mempercepat pemrosesan;
- menggunakan otomatisasi untuk mengurangi pekerjaan manual yang lambat dan rentan kesalahan; dan
- mengadopsi analisis data, pembelajaran mesin, dan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk meningkatkan produktivitas.
Manfaat dan Tantangan Peningkatan Proses Bisnis
BPI memiliki berbagai manfaat, seperti:
- meningkatkan pengalaman dan kepuasan pelanggan;
- meningkatkan pengalaman kerja karyawan; dan
- mengoptimalkan otomatisasi, inovasi, dan kecerdasan dalam proses.
Namun, ada beberapa tantangan dalam mengimplementasikan BPI:
- resistensi karyawan terhadap perubahan;
- perubahan yang tidak terencana dan tidak selaras dengan tujuan bisnis; dan
- kurangnya komunikasi yang efektif di dalam organisasi.
Praktik Terbaik dalam Peningkatan Proses Bisnis
Untuk menerapkan BPI dengan sukses, organisasi sebaiknya:
- mendokumentasikan proses dengan baik untuk memastikan visibilitas alur kerja;
- menggunakan metodologi yang tepat dalam menganalisis dan meningkatkan proses;
- menyediakan sumber daya yang memadai untuk mendukung BPI;
- melibatkan pemangku kepentingan dalam perencanaan dan implementasi perubahan;
- melakukan pelatihan dan manajemen perubahan untuk memastikan transisi yang mulus;
- memantau hasil dan mengukur keberhasilan perubahan;
- menggunakan hasil evaluasi untuk mendapatkan dukungan eksekutif terhadap proyek BPI selanjutnya; dan
- mengintegrasikan BPI ke dalam praktik manajemen proses bisnis secara keseluruhan.
