Apa itu change agent ?
Seorang change agent (agen perubahan), atau agen transformasi, adalah seseorang yang mempromosikan dan memungkinkan perubahan terjadi dalam kelompok atau organisasi apa pun.
Dalam bisnis, agen perubahan adalah individu yang mempromosikan dan mendukung cara baru dalam melakukan sesuatu di dalam perusahaan. Ini bisa berupa penggunaan proses baru, adopsi struktur manajemen baru, atau transformasi model bisnis lama menjadi model yang baru.
Seorang agen perubahan kadang-kadang juga disebut sebagai agen transformasi atau advokat perubahan. Champion, juara perubahan dan agen perubahan sering digunakan secara bergantian, meskipun beberapa orang melihat perbedaan antara peran yang dimainkan oleh masing-masing dalam mendukung perubahan. Misalnya, seorang agen perubahan dipandang memiliki lebih banyak tanggung jawab dan akuntabilitas dibandingkan seorang champion dalam memastikan bahwa perubahan berhasil.
Agen perubahan internal vs. eksternal
Manajer dan eksekutif sering diharapkan menjadi agen perubahan dalam organisasi mereka. Namun, agen perubahan internal tidak terbatas pada karyawan tingkat tinggi C-level. Seorang agen perubahan bisa jadi pekerja tingkat rendah dengan kombinasi keterampilan, karakteristik, dan wewenang yang tepat untuk membimbing orang lain melalui transformasi. Buku fiksi The Phoenix Project oleh Gene Kim menceritakan kisah seorang manajer TI yang membimbing manajemen atas melalui transformasi digital.
Seorang agen perubahan juga bisa seseorang dari luar organisasi, seperti konsultan eksternal yang disewa untuk membantu dengan usaha perubahan.
Meski seorang agen perubahan bisa berasal dari berbagai posisi di dalam atau di luar organisasi, seorang agen perubahan yang sukses adalah seseorang yang dihormati oleh orang-orang yang dipengaruhi oleh perubahan organisasi. Mereka juga cenderung menjadi individu yang memiliki pemahaman yang baik tentang berbagai aspek proyek, organisasi, dan staf yang terlibat.
Apa yang dilakukan oleh agen perubahan
Terlepas dari posisi atau jabatan yang sebenarnya dimiliki oleh seorang agen perubahan, individu yang mengambil tugas menjadi agen perubahan bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
- mempromosikan nilai transformasi;
- merumuskan bagaimana transformasi akan terjadi;
- membimbing dan mendukung orang lain melalui transformasi; dan
- memastikan bahwa proses, prosedur, dan struktur organisasi baru diterapkan untuk memberikan nilai yang diharapkan organisasi.
Secara keseluruhan, seorang agen perubahan berfungsi sebagai penghubung antara kepemimpinan organisasi yang mensponsori inisiatif perubahan dan orang-orang yang dipengaruhi oleh perubahan tersebut. Agen perubahan membantu menjelaskan alasan perubahan, menjawab pertanyaan, dan membujuk orang lain tentang pentingnya inisiatif tersebut. Mereka juga menyampaikan kekhawatiran kepada pimpinan dan pengambil keputusan.
Peran dan tanggung jawab agen perubahan
Untuk mencapai tujuan manajemen perubahan, seorang agen perubahan mengambil tanggung jawab yang dimulai setelah kepemimpinan memutuskan untuk melaksanakan inisiatif. Dengan demikian, seorang agen perubahan dapat berkontribusi pada strategi implementasi inisiatif, rencana aksi, dan proses pengambilan keputusan.
Dengan menunjuk seorang agen perubahan di awal inisiatif, tujuan, tanggung jawab, dan metrik keberhasilan mereka dapat dimasukkan dalam rencana proyek.
Tugas manajemen perubahan yang menjadi tanggung jawab agen perubahan meliputi hal-hal berikut:
- menjelaskan mengapa perubahan terjadi dan siapa yang akan terpengaruh;
- mendukung inisiatif perubahan;
- menyebarkan informasi;
- menyoroti manfaat dan kelemahan dari inisiatif yang diusulkan;
- memprediksi dan mengevaluasi potensi area perselisihan atau gangguan;
- mengembangkan strategi untuk mengatasi potensi area perselisihan atau gangguan;
- mendapatkan umpan balik untuk dibagikan kepada pimpinan dan menyampaikan tanggapan;
- menjadi titik kontak untuk mendengar kekhawatiran, ide, dan pertanyaan orang lain;
- memberikan nasihat kepada pemangku kepentingan, serta individu yang dipengaruhi oleh perubahan;
- memediasi titik-titik perbedaan pendapat; dan
- melacak dan mengelola tujuan proyek.
Ciri-ciri agen perubahan
Ada tiga jenis utama agen perubahan:
- Berfokus pada orang. Agen perubahan ini membantu meningkatkan moral dan motivasi karyawan. Mereka membantu karyawan melalui perubahan dan membantu dengan penetapan tujuan, pelatihan, dan peningkatan keterampilan.
- Berfokus pada struktur. Agen perubahan ini berfokus pada perubahan infrastruktur organisasi. Mereka meneliti dan menerapkan teknologi baru serta melakukan analisis sistem.
- Berfokus pada proses. Agen perubahan ini berfokus pada penerapan proses perubahan baru dan memfasilitasi komunikasi serta kerja sama antar tim.
Untuk memastikan keberhasilan, kepemimpinan harus memilih agen perubahan berdasarkan karakteristik yang umumnya dianggap paling efektif untuk posisi seperti chief transformation officers. Karakteristik tersebut meliputi:
- pengetahuan yang beragam;
- pengalaman dalam disiplin bisnis yang terdampak oleh usaha perubahan;
- kesediaan untuk mengajukan pertanyaan sulit;
- fleksibilitas, kreativitas, dan keterbukaan terhadap ide-ide baru;
- jaringan yang kuat;
- kepercayaan dan kredibilitas;
- pemahaman tentang budaya perusahaan organisasi;
- keberanian;
- kemampuan untuk menceritakan narasi perusahaan;
- antusiasme terhadap peluang dan potensi baru; dan
- kenyamanan dalam menghadapi ketidakpastian.
Keterampilan penting agen perubahan
Seorang agen perubahan harus memiliki keterampilan berikut untuk menjadi sukses:
- kemampuan untuk memprioritaskan
- kemampuan membangun hubungan yang kuat
- keterampilan komunikasi yang efektif
- keterampilan interpersonal yang baik
Beberapa tingkat pengetahuan teknis juga mungkin penting. Agen perubahan harus akrab dengan alat transformasi digital yang umum digunakan.
Mengapa agen perubahan penting
Seorang agen perubahan yang efektif memiliki peran yang jelas dalam inisiatif perubahan sebagai pendukung perubahan tersebut, serta sebagai saluran komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Agen perubahan dapat menjadi penghubung antara berbagai pihak yang terlibat dalam perubahan dan mencegah kegagalan perubahan dengan meningkatkan dukungan dan mengurangi penolakan terhadap perubahan.
Pada akhirnya, mereka juga bertanggung jawab memastikan bahwa proses dan prosedur baru diterapkan dengan benar dan efektif untuk mencapai nilai yang diinginkan oleh organisasi.