Apa itu rencana komunikasi?
Rencana komunikasi (communication plan) adalah pendekatan berbasis kebijakan untuk menyediakan informasi tertentu kepada pemangku kepentingan perusahaan.
Rencana komunikasi biasanya digunakan dalam lingkungan bisnis untuk memastikan semua pihak memiliki pembaruan terbaru tentang proyek, tujuan, dan sasaran. Rencana ini juga merupakan aspek penting dalam tanggap insiden dan perencanaan kesinambungan bisnis (BC).
Mengapa rencana komunikasi penting
Bisnis memerlukan rencana komunikasi karena beberapa alasan:
- Memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
- Dapat mencegah atau mengurangi dampak krisis potensial.
- Meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan alur kerja.
Rencana komunikasi membantu bisnis berjalan lebih lancar dan efektif.
Elemen rencana komunikasi
Rencana komunikasi secara formal mendefinisikan:
- siapa yang harus menerima informasi tertentu;
- kapan informasi tersebut harus disampaikan; dan
- saluran komunikasi apa yang harus digunakan.
Rencana komunikasi yang efektif mengantisipasi informasi yang perlu disampaikan kepada segmen audiens tertentu.
Rencana ini juga harus menentukan siapa yang berwenang untuk mengomunikasikan informasi sensitif dan bagaimana informasi disebarluaskan, baik melalui email, situs web, laporan cetak, atau presentasi dalam pertemuan virtual maupun tatap muka.
Selain itu, rencana komunikasi harus mencakup cara umpan balik dikumpulkan dan bagaimana komunikasi didokumentasikan serta diarsipkan.
Bagaimana rencana komunikasi digunakan
Rencana komunikasi memiliki berbagai kasus penggunaan. Rencana ini sering digunakan dalam manajemen krisis dan perencanaan BC.
Dalam manajemen proyek, rencana komunikasi dapat mencakup glosarium istilah umum untuk memfasilitasi pemahaman antara pemangku kepentingan. Glosarium ini juga dapat mencakup contoh template, laporan, dan formulir yang digunakan oleh manajer proyek.
Langkah-langkah membuat rencana komunikasi
Berikut langkah-langkah dalam membuat rencana komunikasi:
- Tentukan tujuan Anda. Apa yang ingin Anda capai?
- Pahami audiens Anda. Siapa yang terdampak oleh komunikasi ini? Apa yang mereka perlu ketahui?
- Pilih saluran komunikasi. Saluran komunikasi mana yang paling efektif?
- Kembangkan pesan Anda. Informasi apa yang perlu disampaikan?
- Buat linimasa. Kapan komunikasi dilakukan?
- Tentukan peran dan tanggung jawab. Siapa yang bertanggung jawab menyampaikan komunikasi?
- Uji rencana Anda. Dapatkan umpan balik dan lakukan penyesuaian.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat rencana komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.