Apa Itu Contact Center Schedule Adherence?
Contact center schedule adherence adalah metrik standar yang dipakai di contact center buat ngecek apakah agent contact center bekerja sesuai jadwal yang udah ditentukan. Metrik ini dihitung dengan membandingkan total waktu yang seharusnya agent kerja dengan waktu yang sebenarnya mereka habiskan buat menangani panggilan, lalu dinyatakan dalam bentuk persentase.
Rumusnya simpel kayak gini:
Persentase Contact Center Schedule Adherence = (waktu aktual tersedia untuk panggilan / total waktu yang dijadwalkan) x 100
Contohnya, kalau agent dijadwalkan kerja selama 8,5 jam tapi cuma kerja 8 jam, maka adherence-nya adalah 94,1% (8 jam dibagi 8,5 jam, terus dikali 100).
Faktor yang Dihitung dalam Contact Center Schedule Adherence
Schedule adherence di contact center mencakup beberapa aktivitas berikut:
- Waktu yang dihabiskan untuk menangani panggilan atau siap menerima panggilan.
- Waktu istirahat (breaks).
- Waktu buat kerjaan lain yang nggak berhubungan langsung dengan panggilan.
Sebagian besar perusahaan pakai target adherence tinggi buat ngukur performa contact center mereka. Tapi, selain adherence, perusahaan juga harus memperhatikan kepatuhan agent terhadap kebijakan internal, komunikasi, dan alur kerja.
Di era digital kayak sekarang, banyak contact center yang pakai software buat nge-track adherence agent secara real-time. Selain adherence, ada juga metrik lain kayak jumlah panggilan per jam dan Average Handle Time (AHT), yang bisa dihitung pakai rumus berikut:
AHT = (total waktu bicara + total waktu hold + total waktu after-call work) / total jumlah panggilan
Metrik-metrik ini digabung buat meningkatkan adherence dan memastikan agent bekerja secara optimal.
Manfaat Contact Center Schedule Adherence
Penerapan program schedule adherence di contact center punya banyak keuntungan, antara lain:
- Manajemen tenaga kerja lebih efektif. Manager bisa lebih mudah menentukan jumlah staf yang dibutuhkan dan memprediksi beban kerja.
- Meningkatkan kepuasan agent. Agent bisa lebih gampang mengatur keseimbangan kerja dan kehidupan pribadi karena tahu jam kerja mereka dengan jelas.
- Insentif buat agent. Dengan adanya target adherence, agent jadi lebih termotivasi buat bekerja sesuai jadwal, yang akhirnya meningkatkan produktivitas.
- Parameter yang jelas buat menilai performa. Manager bisa dengan cepat melihat agent mana yang performanya bagus berdasarkan adherence mereka.
- Peningkatan pengalaman pelanggan. Kalau agent lebih banyak tersedia, waktu tunggu pelanggan jadi lebih singkat dan kepuasan pelanggan meningkat, serta lebih mudah mencapai service-level agreement.
Best Practices buat Contact Center Schedule Adherence
Biar program schedule adherence di contact center sukses, berikut beberapa praktik terbaik yang bisa diterapkan:
- Tentukan target adherence yang realistis. Rata-rata contact center menetapkan target 80% karena 100% itu hampir mustahil tercapai.
- Gunakan software scheduling buat ngecek adherence secara real-time.
- Evaluasi adherence bareng metrik lain, kayak Average Handle Time dan jumlah panggilan per jam.
- Review target adherence secara berkala buat memastikan masih relevan dengan tujuan layanan pelanggan.
- Jadikan adherence sebagai insentif buat memotivasi agent agar bekerja sesuai jadwal.
- Apresiasi agent yang adherence-nya tinggi dan bantu coach agent yang adherence-nya rendah.
- Komunikasikan ekspektasi adherence ke semua staf yang terlibat di contact center.