data democratization

Data democratization (Demokratisasi data) membuat informasi dalam format digital dapat diakses oleh pengguna akhir biasa. Tujuan dari demokratisasi data adalah memungkinkan non-spesialis untuk mengumpulkan dan menganalisis data tanpa perlu bantuan eksternal.

Langkah ini sangat penting dalam perusahaan modern karena meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam penggunaan aset data, mendorong pengembangan keterampilan dan sumber daya analitik internal, serta mengurangi kesalahan dalam pelaporan yang dapat melemahkan pengambilan keputusan.

Apa Tujuan Utama dari Demokratisasi Data?

Demokratisasi data memiliki banyak tujuan dan manfaat, tetapi yang paling utama adalah menghilangkan silo dalam aset data perusahaan. Ketika setiap departemen dalam organisasi memiliki aset data sendiri, sering kali terjadi duplikasi kerja yang mahal, peningkatan kesalahan, ketidaksesuaian laporan antar departemen, dan kurangnya kepercayaan terhadap integritas data.

Dengan menghilangkan silo data di dalam perusahaan, setiap departemen dapat bekerja dengan data yang sama, meminimalkan masalah tersebut, serta mengurangi kesalahan dan kesalahpahaman.

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Demokratisasi Data?

Demokratisasi data menawarkan beberapa manfaat berikut:

• Menyediakan satu sumber kebenaran. Ketika setiap departemen mendapatkan jenis data tertentu dari satu sumber, misalnya data profil pelanggan, maka tidak ada lagi keraguan atau ketidakpastian terhadap integritas data.
• Mempermudah dan mempercepat akses data bagi pengguna bisnis. Ketika pengguna bisnis harus mencari data sendiri tanpa sumber daya yang membantu, prosesnya bisa lama dan melelahkan. Katalog data dan alat governance lainnya membuat pencarian data lebih mudah dan cepat.
• Meningkatkan ketersediaan data untuk pengambilan keputusan. Ketika aset data perusahaan diorganisir dengan baik dan disiapkan untuk analisis serta pelaporan berbasis visualisasi, data menjadi lebih berguna dan berdampak bagi pengambil keputusan.
• Mendukung perkembangan analitik. Dengan data yang terdigitalisasi dan diproses ulang untuk meningkatkan akurasi, lebih banyak pengguna bisnis dalam perusahaan dapat mulai mengeksplorasi analitik guna meningkatkan operasi.

Demokratisasi data juga memiliki beberapa tantangan:

• Implementasi yang kompleks. Mengintegrasikan berbagai sumber data di dalam perusahaan bisa menjadi tugas yang sulit dan memakan waktu bertahun-tahun. Proyek ini juga membutuhkan komitmen besar dari berbagai departemen.
• Biaya tinggi. Migrasi cloud, virtualisasi data, sistem federasi, dan alat tata kelola data bisa sangat mahal. Selain itu, sering kali dibutuhkan konsultan eksternal, yang menambah biaya.
• Mengubah budaya perusahaan. Demokratisasi data bermanfaat dalam jangka panjang, tetapi menyelaraskan semua pihak bisa memakan waktu. Transformasi ini juga menyebabkan perubahan besar dalam proses internal yang dapat mempengaruhi hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis, yang mungkin sulit diterima oleh sebagian pihak.

Bagaimana Memulai Demokratisasi Data?

Ketika kepemilikan data tersebar di berbagai fungsi bisnis independen, perubahan besar dalam budaya perusahaan sering kali diperlukan sebelum demokratisasi data dapat terwujud. Dalam beberapa perusahaan, manajer mungkin membatasi akses data bagi karyawan karena khawatir bahwa mereka tidak memiliki keterampilan teknis yang cukup untuk menginterpretasikan dan menggunakan data dengan benar. Dalam budaya seperti ini, kebijakan tata kelola data internal dapat diberlakukan untuk memberikan akses hanya kepada eksekutif, data scientist, dan staf IT.

Bahkan jika suatu organisasi ingin menerapkan demokratisasi data, ada beberapa hambatan dalam membuat data dapat diakses secara bebas. Misalnya, data mungkin tersimpan dalam silo, sehingga sulit bagi karyawan dari departemen yang berbeda untuk mengakses dan melihat data secara konsisten. Selain itu, data set kecil pun bisa memiliki inkonsistensi yang harus dibersihkan atau diformat ulang sebelum dapat digunakan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil organisasi untuk menerapkan program demokratisasi data:

1. Tentukan tujuan program. Apa yang ingin dicapai organisasi dari demokratisasi data? Masalah apa yang ingin diselesaikan? Apakah ada ketidaksesuaian antara aset data dan tujuan bisnis? Apa yang perlu ditingkatkan?
2. Evaluasi aset data perusahaan. Lakukan survei menyeluruh terhadap aset data, dari database terbesar hingga file Excel yang tersembunyi di server.
3. Buat alur data untuk semua proses penting. Bagaimana data mengalir dalam organisasi? Bagaimana seharusnya data mengalir secara ideal? Dengan memetakan pergerakan data secara menyeluruh, bottleneck, masalah potensial, dan kekuatan yang perlu dipertahankan dapat teridentifikasi. Pada akhirnya, organisasi akan memiliki peta jalan menuju demokratisasi data.
4. Tetapkan standar. Tata kelola data harus diterapkan dan semua departemen harus sejalan dengan standar yang telah ditentukan. Biasanya, ini berarti menunjuk seorang petugas tata kelola data untuk mengawasi dan menerapkan standar pengelolaan data.
5. Mulai transformasi data organisasi. Mulai menerapkan sistem manajemen data baru, meningkatkan lingkungan penyimpanan data, serta membangun dan merekayasa ulang mekanisme yang menggerakkan data antar sistem.
6. Latih dan berdayakan karyawan. Implementasi demokratisasi data yang sukses memerlukan tingkat literasi data yang memadai di antara karyawan. Libatkan pemimpin data dalam proses adopsi, jadikan literasi data sebagai bagian dari proses perekrutan baru, serta latih karyawan tentang bagaimana demokratisasi data dapat meningkatkan hasil kerja dan pengalaman pelanggan.

Tools yang Dapat Digunakan untuk Data Democratization

Banyak alat yang tersedia untuk membantu organisasi dalam menerapkan data democratization. Beberapa di antaranya meliputi:

1. Software data virtualization. Data virtualization memungkinkan akses ke aset data perusahaan melalui antarmuka virtual, sehingga pengguna akhir tidak perlu memikirkan lokasi fisik data tersebut. Contoh software data virtualization antara lain ConnX, Denodo, IBM Cloud Pak for Data, Informatica PowerCenter, dan Tibco.
2. Software data federation. Mirip dengan data virtualization, data federation menggabungkan semua database dalam suatu organisasi menjadi satu database virtual. Beberapa vendor software data federation termasuk SAP, Starburst, dan Tibco.
3. Alat visualisasi data dan analitik. Visualisasi data membantu pengguna akhir dalam memahami data dengan menyajikannya dalam format yang lebih mudah dianalisis, seperti grafik dan laporan interaktif. Contohnya adalah Microsoft Power BI dan Tableau.
4. Katalog data dan alat data governance. Katalog data membantu mengorganisir metadata aset data perusahaan agar lebih mudah diakses dan dipahami oleh pengguna bisnis. Beberapa vendor yang menyediakan alat katalog data dan data governance meliputi Collibra, Denodo, dan Informatica.
5. Penyimpanan data berbasis cloud. Menyimpan data di cloud adalah langkah awal terbaik menuju data democratization, karena memudahkan pengelolaan data yang lebih terstruktur. Beberapa penyedia layanan cloud yang populer adalah AWS, Google, IBM, dan Microsoft.

Kemajuan dalam virtualisasi semakin mempermudah proses data democratization secara teknis, menghilangkan kebutuhan akan proses manual yang memakan banyak waktu. Software data virtualization, misalnya, memungkinkan aplikasi mengambil dan memanipulasi data tanpa harus mengetahui detail teknisnya, seperti format atau lokasi fisiknya.

Software data federation juga berperan penting dalam democratization dengan mengagregasi data dari berbagai sumber ke dalam satu database virtual, sehingga data dapat digunakan untuk business intelligence (BI) atau analisis lainnya. Database virtual yang dibuat oleh software data federation tidak menyimpan data itu sendiri, melainkan hanya metadata tentang data dan lokasinya.

Cloud storage terbukti efektif dalam menghilangkan data silos dengan menciptakan satu lokasi terpusat untuk penyimpanan data. Fitur keamanan dalam database management system memungkinkan masking atau enkripsi data untuk mengurangi risiko yang terkait dengan data democratization. Sementara itu, aplikasi self-service BI memungkinkan pengguna non-teknis untuk memanfaatkan alat visualisasi data agar analisis lebih mudah dipahami. Misalnya, alat survei online dengan fitur visualisasi dan pelaporan data dapat membantu tim pemasaran dalam mengumpulkan dan menganalisis consumer data, serta membagikan actionable insights secara real-time.

Seiring dengan semakin berkembangnya alat online yang mendukung data democratization, banyak yang meyakini bahwa ini akan membantu menyetarakan persaingan antara merek besar dan bisnis kecil. Hal ini diperkirakan akan menciptakan model bisnis baru, membuka peluang bisnis yang lebih luas, serta mengubah cara perusahaan mengambil keputusan berbasis data.