Apa itu Direct Inward Dialing (DID)?
Direct Inward Dialing (DID) adalah metode yang digunakan organisasi untuk mengarahkan panggilan masuk ke sistem private branch exchange (PBX) tertentu tanpa perlu operator.
Organisasi membeli nomor DID dari perusahaan telekomunikasi atau penyedia layanan dan menetapkannya ke ekstensi individu dalam organisasi. Ketika penelepon menghubungi nomor DID, mereka akan secara otomatis terhubung ke ekstensi yang terkait dengan nomor tersebut.
Nomor DID dapat mengarahkan panggilan ke berbagai jenis telepon, termasuk telepon berbasis voice-over-IP (VoIP), ponsel, dan telepon rumah. DID juga sering digunakan dengan layanan penerusan panggilan (call forwarding), sehingga panggilan tetap dapat diteruskan ke orang atau departemen yang bersangkutan meskipun mereka tidak berada di kantor.
Manfaat menggunakan sistem Direct Inward Dialing
Dengan DID, sebuah perusahaan dapat memberikan nomor telepon unik bagi setiap karyawan atau workstation tanpa perlu jalur fisik terpisah ke PBX untuk setiap koneksi.
Hal ini membantu mengurangi jumlah panggilan yang terlewat dan mempermudah penelepon dalam menghubungi orang atau departemen yang mereka tuju. Selain itu, nomor DID dapat menghemat waktu dengan menghilangkan kebutuhan operator untuk mengarahkan panggilan secara manual.
Nomor DID juga memberikan citra yang lebih profesional bagi organisasi dan memungkinkan kehadiran lokal di berbagai pasar. Misalnya, sebuah perusahaan dapat menyewa 100 nomor telepon dari penyedia layanan yang dapat digunakan melalui delapan jalur telepon fisik, yang disebut trunk lines. Ini memungkinkan hingga delapan panggilan simultan berlangsung pada waktu yang sama.
Dibandingkan dengan layanan PBX konvensional, DID menghemat biaya operator switchboard, mempercepat proses panggilan, dan memberikan kesan bahwa penelepon menghubungi seseorang secara langsung, bukan hanya perusahaan secara umum.
Penggunaan sistem Direct Inward Dialing
Terdapat berbagai cara penggunaan DID, dan organisasi sering menyesuaikan sistem ini sesuai dengan kebutuhan mereka. Beberapa contoh penggunaan umum termasuk:
- Penerusan panggilan. Nomor DID dapat dikonfigurasi untuk meneruskan panggilan ke nomor telepon mana pun, termasuk ponsel dan telepon VoIP. Hal ini sering digunakan untuk menjangkau karyawan di luar jam kerja atau saat mereka sedang tidak di kantor.
- Antrean pusat panggilan. Panggilan masuk dapat diarahkan ke antrean pusat panggilan agar dapat dijawab oleh agen yang tersedia berikutnya.
- Pesan suara. Panggilan dapat dialihkan ke layanan pesan suara sehingga penelepon dapat meninggalkan pesan bagi individu atau departemen tertentu.
- Mesin faks. Faks juga dapat menggunakan nomor DID agar dokumen yang masuk langsung diteruskan ke mesin yang sesuai.
Direct Inward Dialing vs Direct Outward Dialing
DID memungkinkan pelanggan menelepon ekstensi tertentu dalam suatu organisasi, sedangkan Direct Outward Dialing (DOD) memungkinkan karyawan melakukan panggilan ke nomor telepon di luar organisasi.
Kedua sistem ini menggunakan nomor telepon unik, tetapi perbedaannya adalah DID digunakan untuk mengarahkan panggilan masuk, sementara DOD digunakan untuk mengarahkan panggilan keluar.
DID umumnya digunakan oleh bisnis, sedangkan DOD lebih sering digunakan oleh pelanggan residensial. Ini karena sebagian besar bisnis memiliki sistem PBX yang dapat merutekan panggilan secara internal tanpa perlu DOD.
Namun, beberapa perusahaan tetap menggunakan DOD agar karyawan dapat melakukan panggilan langsung dari telepon meja mereka tanpa melalui sistem PBX.