Apa itu distribution list?
Dalam aplikasi email, distribution list (daftar distribusi) adalah daftar alamat email yang dapat dikirimkan secara massal melalui otomatisasi tanpa harus menambahkan anggota satu per satu.
Daftar distribusi digunakan untuk mengirim email ke sekelompok orang tanpa harus memasukkan setiap alamat email penerima secara individual.
Daftar distribusi berbeda dari daftar email biasa karena anggota tidak dapat membalas ke nama daftar distribusi untuk mengirim pesan ke semua anggota lain dalam grup.
Untuk apa daftar distribusi digunakan?
Ada berbagai penggunaan daftar distribusi. Tujuan utamanya adalah untuk mempermudah pengiriman email ke sekelompok orang.
Sebagai contoh, jika seorang pengguna memiliki daftar distribusi untuk keluarganya, mereka dapat mengirim satu email ke alamat daftar distribusi dan semua orang dalam daftar akan menerima email tersebut. Ini jauh lebih mudah daripada mengirim email ke setiap orang secara individual.
Penggunaan umum lainnya untuk daftar distribusi adalah dalam pemasaran email.
Daftar distribusi dapat digunakan untuk mengirim email massal ke sekelompok penerima tanpa harus memasukkan setiap alamat email secara manual.
Membuat daftar distribusi dapat menghemat banyak waktu saat mengirim email ke grup besar. Ini juga merupakan cara yang nyaman untuk mengelola daftar alamat email.
Cara membuat daftar distribusi
Proses pembuatan daftar distribusi bervariasi tergantung pada program klien email yang digunakan.
Secara umum, pengguna perlu membuat grup kontak baru dalam buku alamat klien email mereka dan menambahkan alamat email orang-orang yang ingin dimasukkan dalam daftar distribusi. Setelah daftar distribusi dibuat, mereka dapat menggunakannya seperti alamat email lainnya.
Di Microsoft Office SharePoint, misalnya, pengguna dapat membuat daftar distribusi dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buka SharePoint dan klik tautan People and Groups.
- Klik tombol Add New dan pilih Group.
- Masukkan nama grup untuk daftar distribusi serta deskripsi (opsional).
- Di bawah Pengaturan Grup, pilih apakah daftar distribusi akan bersifat publik atau pribadi. Daftar distribusi publik dapat dilihat oleh siapa saja, sementara daftar distribusi pribadi hanya dapat dilihat oleh anggota grup.
- Klik Create.
- Untuk menambahkan anggota ke daftar distribusi, klik tombol Add Members dan masukkan alamat email orang-orang yang ingin ditambahkan.
- Setelah semua anggota ditambahkan, klik OK.
- Daftar distribusi sekarang siap digunakan untuk mengirim email baru.
Praktik terbaik dalam menggunakan daftar distribusi
Jika seseorang menggunakan daftar distribusi untuk pemasaran email, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Pastikan telah mendapatkan izin dari orang-orang yang ditambahkan ke daftar distribusi. Menambahkan seseorang ke daftar distribusi tanpa izin dapat dianggap tidak etis dan dapat menyebabkan pemblokiran domain.
- Jangan mengirim terlalu banyak email. Jika seseorang mengirim terlalu banyak email, penerima mungkin akan berhenti berlangganan dari daftar distribusi.
- Pastikan email yang dikirim menarik dan relevan. Tidak ada yang ingin menerima email yang membosankan atau tidak berguna.
Lihat juga: email spam, broadcast, bounce email, tingkat laporan spam yang dapat diterima, virus email