Apa itu sanitasi dokumen?
Sanitasi dokumen adalah proses membersihkan dokumen untuk memastikan bahwa hanya informasi yang dimaksudkan yang dapat diakses dari dokumen tersebut. Selain memastikan bahwa teks dokumen tidak secara terbuka mengungkapkan informasi yang seharusnya dirahasiakan, sanitasi juga mencakup penghapusan metadata yang dapat menimbulkan risiko privasi atau keamanan.
Sanitasi dokumen, kadang-kadang disebut sebagai sanitasi file, mengacu pada pembersihan dokumen dengan menghapus konten tersembunyi darinya. Selain metadata, konten yang dihapus mungkin mencakup properti dokumen, kode berbahaya seperti skrip jahat atau backdoor, atau malware yang belum terdeteksi sebelumnya.
Sanitasi berbeda dengan redaksi. Jika sanitasi berfokus pada penghapusan data tersembunyi dan metadata, maka redaksi berfokus pada penghapusan informasi pribadi atau informasi sensitif yang hanya boleh diakses oleh kelompok tertentu. Dengan sanitasi, semua informasi tersembunyi dihapus secara permanen sehingga file dapat dibagikan dengan aman. Dengan redaksi, teks tertentu dihapus secara permanen agar tidak lagi dapat dilihat atau diedit.
Meskipun berbeda, kedua aktivitas ini dapat digunakan bersama untuk melindungi dokumen dan informasi dari kebocoran serta pelanggaran data.
Pentingnya sanitasi dokumen
Dokumen sering kali mengandung konten tersembunyi yang mungkin tidak terdeteksi sebelumnya. Jika hacker atau penjahat siber dapat mengakses informasi ini, mereka dapat menggunakannya untuk mencuri data sensitif lainnya seperti kata sandi, informasi identitas pribadi, atau informasi keuangan. Mereka juga dapat menggunakan informasi tersebut untuk mempermalukan perusahaan atau merusak reputasinya.
Untuk meminimalkan risiko tersebut, penting untuk menemukan dan menghapus semua konten tersembunyi dalam dokumen, yaitu informasi yang tidak dimaksudkan untuk didistribusikan. Sanitasi yang tepat dan menyeluruh membantu memastikan bahwa informasi sensitif tidak secara tidak sengaja atau sengaja diungkapkan saat dokumen diterbitkan atau dibagikan.
Sanitasi dokumen dan penghapusan metadata
Metadata sering disebut sebagai “data tentang data.” Berbagai jenis metadata memberikan informasi tambahan tentang dokumen, seperti penulisnya, riwayat, atau versinya. Metadata juga dapat berisi nama orang yang mengedit dokumen, tanggal pembuatan dan perubahan, ukuran file, tanda tangan digital, riwayat revisi, perubahan yang dilacak, watermark, header, footer, dan pertukaran komentar di antara berbagai penulis serta editor.
Meskipun metadata berguna untuk pelacakan, klasifikasi, analisis, dan manajemen dokumen, metadata juga dapat mengandung informasi sensitif yang berisiko jika jatuh ke tangan yang salah. Oleh karena itu, metadata harus dihapus sebelum dokumen diterbitkan atau dibagikan.
Cara mensterilkan dokumen
Cara umum untuk menghapus metadata dan informasi tersembunyi lainnya dari dokumen adalah dengan mengonversinya ke format PDF dan mengikuti prosedur sanitasi yang disediakan oleh aplikasi PDF yang digunakan.
Sebagai contoh, prosedur sanitasi dokumen PDF di Adobe Acrobat adalah sebagai berikut:
- Akses menu Redact dan pilih Sanitize Document.
- Untuk menghapus semua informasi tersembunyi, pilih OK.
- Untuk menghapus informasi tertentu, pilih Click Here.
Dokumen non-PDF juga dapat disterilkan. Perangkat lunak seperti Microsoft Excel dan Word memiliki fitur bawaan untuk menemukan serta menghapus metadata dan konten tersembunyi.
Sanitasi dokumen otomatis
Karena sanitasi manual bisa menjadi proses yang kompleks dan rentan terhadap kesalahan, otomatisasi dapat membantu menghindari kesalahan serta memastikan sanitasi yang lebih menyeluruh.
Perangkat lunak sanitasi otomatis menggunakan algoritma untuk mendeteksi istilah dan kombinasi istilah yang dapat mengungkapkan informasi sensitif. Pengguna dapat menentukan topik yang dianggap sensitif, lalu perangkat lunak akan menghapus istilah tersebut dari dokumen. Selain itu, jika pengguna telah menetapkan persyaratan privasi, perangkat lunak dapat menyesuaikan sanitasi sesuai dengan kebutuhan tersebut.
Aplikasi sanitasi yang efektif dapat menangani berbagai format dokumen, termasuk Word, PDF, Excel, dan PowerPoint. Dengan menghapus data tersembunyi, produk ini membantu mencegah kebocoran data dan dapat dianggap sebagai bagian penting dari pencegahan kehilangan data.