electronically stored information (ESI)

Apa itu Electronically Stored Information (ESI)?

itu Electronically Stored Information (ESI) atau dalam Bahasa Indonesia Informasi yang disimpan secara elektronik adalah data yang dibuat, diubah, dikomunikasikan, dan disimpan dalam bentuk digital. Istilah ini secara hukum didefinisikan pada tahun 2006 setelah revisi yang dilakukan pada Peraturan Federal Prosedur Perdata (FRCP) untuk membantu dengan penemuan elektronik (e-discovery) dan litigasi yang berkaitan dengan catatan elektronik.

Jenis-jenis Informasi yang Disimpan Secara Elektronik

Setiap dokumen atau informasi yang disimpan dalam bentuk elektronik merupakan ESI. Informasi ini dapat berupa yang terstruktur atau tidak terstruktur. Ini juga bisa berupa tulisan (teks), visual, atau aural. Dengan demikian, semua berikut ini dapat dianggap sebagai ESI:

ESI dapat disimpan atau diambil dari banyak sumber elektronik, termasuk hard disk atau solid-state drives komputer; server jaringan; drive yang dapat dilepas, seperti drive USB; situs web media sosial; perangkat yang terhubung ke Wi-Fi, seperti smartphone dan tablet PC; dan perangkat IoT, seperti jam pintar dan peralatan pintar.

Peraturan Federal Prosedur Perdata Amerika Serikat dan ESI

Pada Desember 2006, FRCP Amerika Serikat diubah untuk memasukkan definisi hukum baru mengenai ESI. Secara spesifik, Aturan 34(a)(1) — aturan baru yang lebih luas — mendefinisikan ESI sebagai “jenis informasi apapun yang disimpan secara elektronik,” termasuk dokumen dan email, dan “disimpan dalam media apapun.” Aturan 34 dengan sengaja dibuat cukup luas untuk mencakup semua jenis informasi berbasis komputer yang tersedia pada waktu itu serta cukup fleksibel untuk mencakup perkembangan teknologi di masa depan yang mungkin menghasilkan jenis dan media ESI baru.

Dengan mendefinisikan ESI dan bagaimana cara pengelolaannya, Aturan 34 berfungsi sebagai titik awal untuk perubahan pada aturan e-discovery dalam FRCP. Berdasarkan aturan ini, satu pihak (Pihak A) dapat mengajukan permintaan hukum kepada pihak lain (Pihak B) untuk “memeriksa, menyalin, menguji, atau mengambil sampel” dokumen atau ESI yang ditunjuk yang disimpan oleh Pihak B dalam media apapun. Setelah menerima permintaan penemuan dari Pihak A untuk informasi terkait gugatan (yang tunduk pada aturan e-discovery FRCP), Pihak B harus mengambil tindakan untuk mengembangkan dan menghasilkan tanggapan terhadap permintaan tersebut.

Sejak amandemen 2006, pengadilan di Amerika Serikat sekarang secara hukum diizinkan untuk mengawasi proses e-discovery yang rutin selama kasus litigasi. Amandemen tersebut juga melakukan hal-hal berikut:

  • Menentukan persyaratan pengungkapan dan diskusi awal untuk semua kuasa hukum yang mewakili pihak yang terlibat dalam e-discovery dan litigasi.
  • Menentukan bagaimana penarikan hak istimewa yang tidak sengaja harus ditangani.
  • Memberikan perlindungan bagi pihak yang khawatir tentang sanksi pemusnahan bukti.

Format ESI yang Diizinkan berdasarkan Aturan FRCP 34

Aturan 34 dari FRCP memungkinkan Pihak A untuk menentukan bentuk di mana Pihak B harus menghasilkan ESI, tergantung pada bentuk mana yang lebih berguna bagi Pihak A. Dengan demikian, Pihak A dapat meminta beberapa ESI dihasilkan dalam bentuk cetakan kertas dan yang lainnya dihasilkan sebagai dokumen elektronik, seperti file PDF atau gambar TIFF.

Berdasarkan Aturan FRCP 34, Pihak A diperbolehkan untuk memperoleh informasi yang diminta dari Pihak B dari media yang disimpan baik secara langsung atau dengan meminta Pihak B untuk mengubahnya ke dalam “bentuk yang dapat digunakan secara wajar.” Tujuan dari perubahan bentuk ini adalah untuk memastikan bahwa tidak akan menjadi sulit atau memberatkan bagi Pihak A untuk menggunakan ESI secara efisien dalam litigasi.

Secara umum, Pihak B harus menghasilkan ESI “baik dalam bentuk atau bentuk yang biasanya dipelihara atau dalam bentuk atau bentuk yang dapat digunakan secara wajar.” Juga, jika Pihak B menolak permintaan bentuk atau jika Pihak A tidak menentukan bentuk tertentu dari produksi, Pihak B harus menyatakan bentuk yang dimaksudkan untuk menghasilkan ESI yang diminta.

ESI dan e-discovery

Tujuan utama ESI adalah untuk membantu pihak-pihak yang terlibat dalam litigasi dengan proses e-discovery. E-discovery adalah komponen penting dari banyak kasus hukum dan FRCP menentukan cara-cara di mana pihak-pihak dapat meminta dan memberikan informasi selama e-discovery.

Untuk memastikan mereka tidak melanggar aturan FRCP jika mereka terlibat dalam kasus hukum, organisasi harus mengelola ESI dengan benar, terutama informasi yang dilindungi. Pengelolaan informasi yang tepat dapat memastikan ESI diidentifikasi dengan benar selama e-discovery dan juga terlindungi dari pengguna yang tidak sah atau jahat.

Pengelolaan ESI yang tepat meliputi hal-hal berikut:

  • Mengetahui jenis ESI apa yang diproduksi dan di mana itu disimpan.
  • Menyimpan semua informasi yang dilindungi di lokasi yang aman.
  • Menandai/mengindeks/melabeli informasi untuk memudahkan pencarian dan pengambilan.
  • Mengoptimalkan proses dan kebijakan untuk pengambilan, penyimpanan, akses, dan penggunaan ESI.
  • Menetapkan peran dan tanggung jawab yang tepat untuk mengelola dan melindungi ESI.
  • Memastikan ada rencana audit yang jelas untuk semua ESI sehingga dapat dilacak kapan saja selama siklus hidupnya dan keabsahannya tidak dapat dipertanyakan.
  • Melaksanakan kontrol untuk mencegah ESI penting terhapus secara tidak sengaja atau jahat dan memastikan pelestariannya untuk tujuan hukum di masa depan.

Berdasarkan Aturan FRCP 34, pihak yang diminta harus menghasilkan ESI dalam waktu 30 hari. Program manajemen ESI yang komprehensif dapat menyelamatkan organisasi dari harus terburu-buru mencari informasi yang diminta selama litigasi. Ini memastikan e-discovery yang lancar dan bebas masalah dalam batas waktu yang diwajibkan, dan memungkinkan organisasi untuk mengekspor serta mengirimkan ESI dalam format yang diminta oleh pihak yang meminta.

Manajemen ESI untuk e-discovery bisa menjadi proses yang kompleks, jadi organisasi dapat mendapatkan manfaat dari menggunakan perangkat lunak e-discovery. Aplikasi sekarang tersedia untuk dengan mudah melestarikan ESI; menjaga akurasinya; dan menyederhanakan berbagai bagian dari proses e-discovery, termasuk identifikasi, pengumpulan, pemrosesan, tinjauan, produksi, dan penyajian ESI.

Tagged:

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *