Apa itu sistem notifikasi darurat?
Sistem notifikasi darurat adalah metode otomatis untuk menghubungi sekelompok orang dalam suatu organisasi dan menyebarkan informasi penting selama krisis.
Setelah terjadi gangguan, organisasi harus menentukan tingkat keparahan dan dampaknya, kemudian mengomunikasikannya kepada karyawan, manajemen, dan pemangku kepentingan lainnya.
Sistem notifikasi darurat menyampaikan komunikasi perusahaan secara real-time melalui pesan telepon, teks, dan email.
Bagaimana cara kerja sistem notifikasi darurat?
Organisasi dari berbagai ukuran dapat menerapkan rencana komunikasi darurat. Ini sangat penting jika organisasi memiliki banyak lokasi, memproduksi bahan berbahaya, atau menggunakan sistem yang dapat membahayakan karyawan dan komunitas sekitar jika rusak.
Sistem notifikasi darurat berisi database yang mencakup nama, alamat, nomor telepon, alamat email, dan kontak media sosial. Saat diaktifkan, sistem ini dapat mengirim ribuan pesan dalam hitungan menit serta menerima dan memproses pesan balasan dari penerima mengenai status mereka.
Sistem ini dapat berbasis internal (non-hosted) atau berbasis layanan terkelola (hosted). Dahulu, fungsi notifikasi darurat dilakukan secara lokal dengan database yang terhubung ke internet atau penyedia telekomunikasi untuk mengirim pesan.
Dalam sistem berbasis hosted, pengguna mengakses sumber daya melalui telepon atau internet, meluncurkan proses notifikasi, dan mengelola aktivitas selanjutnya secara jarak jauh. Beberapa vendor kini mulai mengadopsi kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) ke dalam sistem notifikasi darurat.
Menerapkan sistem notifikasi darurat
Saat merencanakan sistem notifikasi darurat, organisasi harus melakukan hal berikut:
- Menganalisis kebutuhan yang diantisipasi dan menentukan apakah jumlah karyawan cukup untuk membenarkan investasi ini.
- Memeriksa apakah fitur teknologi yang sudah ada dapat digunakan dalam sistem ini.
- Memastikan infrastruktur jaringan memiliki bandwidth yang cukup untuk menangani sistem saat terjadi keadaan darurat.
- Menyediakan waktu yang cukup untuk mengembangkan database dan melatih pengguna.
- Menentukan cara mengintegrasikan sistem ini ke dalam rencana keberlanjutan bisnis dan pemulihan bencana.
Sangat penting untuk selalu memperbarui sistem notifikasi darurat. Sistem yang menggunakan kombinasi notifikasi suara, teks, dan email lebih efektif dibandingkan metode notifikasi tunggal, karena kecil kemungkinan seorang karyawan mengganti semua informasi kontak mereka sekaligus. Selain itu, jaringan seluler bisa mengalami gangguan saat bencana terjadi, sedangkan sistem email masih dapat berfungsi.
Seluruh sistem juga harus diuji secara berkala, misalnya dengan panggilan uji coba dan pengiriman pesan massal.
Meskipun call tree pernah menjadi opsi yang dapat diandalkan, kini metode tersebut kurang efektif. Prosesnya memakan waktu, dan jika satu orang tidak dapat dihubungi, seluruh rantai komunikasi bisa terganggu. Namun, metode ini masih bisa digunakan sebagai pelengkap sistem notifikasi darurat.
Harga dan vendor
Harga sistem notifikasi darurat mandiri bisa mencapai ratusan ribu dolar. Layanan terkelola tersedia dengan biaya bulanan yang biasanya didasarkan pada jumlah kontak, fitur yang digunakan, dan layanan jaringan yang dibutuhkan. Biaya tambahan mungkin dikenakan untuk pembangunan database serta aktivasi saat sistem digunakan dalam keadaan darurat. Biaya bulanan bisa lebih dari $25.000.
Vendor yang menyediakan layanan ini antara lain AlertMedia, Everbridge, F24, OnSolve, Rave Mobile Safety, SwiftReach, dan Visiplex.