Apa itu Generally Accepted Recordkeeping Principles?
Generally Accepted Recordkeeping Principles adalah kerangka kerja untuk mengelola catatan dengan cara yang mendukung persyaratan regulasi, hukum, mitigasi risiko, lingkungan, dan operasional organisasi baik untuk kebutuhan saat ini maupun masa depan.
Kerangka Kerja
Kerangka kerja — yang juga dikenal sebagai Principles — memiliki delapan pedoman untuk menciptakan praktik terbaik pengelolaan informasi. Mereka meliputi yang berikut:
- Prinsip Akunabilitas. Organisasi harus menunjuk seorang eksekutif senior yang akan mengawasi program pengelolaan catatan dan mendelegasikan tanggung jawab program kepada individu yang tepat, mengadopsi kebijakan dan prosedur untuk memandu personel dan memastikan program dapat diaudit.
- Prinsip Transparansi. Proses dan kegiatan dari program pengelolaan catatan organisasi harus didokumentasikan dengan cara yang mudah dipahami dan tersedia untuk semua personel serta pihak yang berkepentingan.
- Prinsip Integritas. Program pengelolaan catatan harus dibangun sedemikian rupa sehingga catatan dan informasi yang dihasilkan atau dikelola oleh atau untuk organisasi memiliki jaminan keaslian dan keandalan yang wajar dan sesuai.
- Prinsip Perlindungan. Program pengelolaan catatan harus dibangun untuk memastikan tingkat perlindungan yang wajar bagi catatan dan informasi yang bersifat pribadi, rahasia, terprivilegikan, penting, atau yang esensial untuk kelangsungan bisnis.
- Prinsip Kepatuhan. Program pengelolaan catatan harus dibangun untuk mematuhi hukum yang berlaku dan otoritas pengikat lainnya, serta kebijakan organisasi.
- Prinsip Ketersediaan. Organisasi harus memelihara catatan dengan cara yang memastikan pengambilan informasi yang dibutuhkan secara tepat waktu, efisien, dan akurat.
- Prinsip Retensi. Organisasi harus memelihara catatan dan informasi untuk jangka waktu yang sesuai, mempertimbangkan persyaratan hukum, regulasi, fiskal, operasional, dan sejarah.
- Prinsip Disposisi. Organisasi harus menyediakan disposisi yang aman dan tepat untuk catatan yang tidak lagi diperlukan untuk dipertahankan berdasarkan hukum dan kebijakan organisasi.
Sejarah
Generally Accepted Recordkeeping Principles dibuat pada tahun 2009 dan diperbarui pada tahun 2017 dengan bantuan ARMA International serta para profesional hukum dan TI yang meninjau dan menyaring sumber daya praktik terbaik global.
Praktik terbaik ini mencakup standar manajemen catatan internasional ISO 15489-1 dari American National Standards Institute dan hukum kasus pengadilan.
Prinsip-Prinsip ini diuji melalui proses seruan publik untuk komentar yang melibatkan komunitas manajemen informasi catatan profesional (RIM).