Apa Itu HR Help Desk?
HR help desk adalah pusat informasi yang bisa diakses karyawan untuk menanyakan berbagai hal terkait sumber daya manusia (HR). Dua puluh tahun lalu, HR help desk bisa saja berupa meja fisik yang dijaga staf HR—mirip dengan help desk IT. Namun, saat ini istilah tersebut lebih sering merujuk pada perangkat lunak layanan HR yang menyediakan bantuan virtual bagi karyawan, sehingga tim HR bisa lebih fokus pada tugas lain.
Software HR help desk memungkinkan perusahaan membuat intranet atau portal web, melacak permintaan karyawan, dan menyediakan opsi layanan mandiri untuk mengakses berbagai formulir dan informasi perusahaan. Dengan semakin sedikitnya staf HR dan meningkatnya kebutuhan karyawan akan jawaban instan, HR help desk menjadi solusi yang dapat menjembatani kesenjangan tersebut.
Aktivitas di HR Help Desk
HR help desk bisa menjadi tempat pertama bagi karyawan untuk mencari informasi tentang kebijakan, pelatihan, formulir, atau mengajukan pertanyaan. Software HR help desk saat ini mendukung manajemen kasus, sehingga baik karyawan maupun tim HR dapat dengan mudah memantau status pertanyaan yang diajukan.
Karyawan bisa langsung diarahkan ke informasi yang mereka butuhkan atau melacak di mana posisi pertanyaan mereka dalam antrean. Sementara itu, HR bisa menggunakan data yang terkumpul untuk mengidentifikasi area yang memerlukan lebih banyak komunikasi atau informasi tambahan.
Keuntungan HR Help Desk
Di era digital saat ini, di mana karyawan ingin mendapatkan jawaban instan dan pengalaman online yang serupa dengan penggunaan ponsel, HR help desk bisa menjadi solusi yang tepat.
HR help desk, yang juga dikenal sebagai HR service delivery software, berperan penting dalam mendukung konsep manager self-service dan employee self-service. Dengan sistem ini, tim HR bisa lebih fokus pada tugas-tugas strategis seperti rekrutmen, employee engagement, dan retensi karyawan.
Fitur dan Fungsi
Agar efektif dalam mengurangi beban kerja staf HR, software HR help desk harus memberikan akses informasi yang cepat kepada karyawan dari berbagai platform dan perangkat. Semua interaksi dengan karyawan harus dicatat dan dilacak agar tiket dapat ditangani dengan efisien, serta data yang dikumpulkan bisa dibagikan ke departemen terkait sesuai kebutuhan.
Karyawan akan mengharapkan portal interaktif dengan petunjuk yang jelas serta akses mudah ke kebijakan perusahaan, data, formulir, dan lainnya. Saat ini, banyak software HR help desk juga terintegrasi dengan media sosial dan metode komunikasi alternatif seperti pesan teks (SMS).
Vendor Software
Banyak perusahaan yang menyediakan sistem HR help desk, baik sebagai produk mandiri maupun bagian dari paket layanan yang lebih besar. Beberapa vendor populer di antaranya:
- DeskPro
- Dovetail Software
- Oracle
- Salesforce Desk
- ServiceNow
- Zendesk
Semua software di atas tersedia sebagai Software as a Service (SaaS), dan beberapa di antaranya juga dapat dikonfigurasi untuk dijalankan secara on-premises.