IDoc (*intermediate document*) adalah struktur data standar yang digunakan dalam aplikasi SAP untuk mentransfer data ke dan dari sistem SAP serta sistem eksternal. Dengan IDoc, perusahaan yang menggunakan sistem SAP ERP, misalnya, bisa bertukar data dengan pihak eksternal seperti mitra bisnis atau pelanggan.
Transfer antar sistem SAP dilakukan melalui sistem Application Link Enabling (ALE) dari SAP, sedangkan transfer dari sistem SAP ke sistem eksternal menggunakan electronic data interchange (EDI). Hal ini memungkinkan pertukaran data antar sistem tanpa harus mengonversi data ke format lain.
Struktur IDoc
IDoc digunakan untuk transaksi asinkron, di mana setiap IDoc yang dibuat berbentuk file teks mandiri yang bisa dikirim ke workstation tujuan tanpa perlu terhubung langsung ke database pusat. Sebagai perbandingan, ada juga mekanisme lain dalam SAP, yaitu Business Application Programming Interface (BAPI), yang digunakan untuk transaksi sinkron.
Sebuah IDoc dalam SAP terdiri dari tiga bagian utama:
- Control Record: Berisi informasi administratif seperti jenis IDoc, jenis pesan, status saat ini, serta pengirim dan penerima.
- Data Record: Berisi semua data dalam IDoc yang tersimpan dalam kelompok bernama *segment*. Setiap IDoc bisa memiliki *segment* standar maupun kustom.
- Status Record: Memberikan informasi tentang berbagai tahapan yang telah dilalui oleh IDoc.
Jenis-jenis IDoc
IDoc bisa dipicu dari dalam sistem SAP atau dari *subsystem* EDI. Jika IDoc masuk ke dalam sistem SAP, maka disebut Inbound IDoc, sedangkan jika IDoc keluar dari sistem SAP, maka disebut Outbound IDoc. Outbound IDoc dipicu melalui mekanisme kontrol pesan dokumen dan dikirim ke *subsystem* EDI. EDI kemudian mengonversi data IDoc menjadi XML atau format setara, lalu mengirimkannya ke sistem eksternal melalui internet. Untuk Inbound IDoc, prosesnya berkebalikan: EDI mengonversi data dari sistem eksternal ke format IDoc, kemudian IDoc dibuat di SAP. Setelah itu, dokumen aplikasi akan diproses dalam sistem SAP.
Setiap IDoc memiliki jenisnya masing-masing, tergantung pada kategori data yang dibawa, seperti pesanan pembelian atau faktur. Jenis IDoc ini kemudian dapat dikategorikan lebih spesifik lagi melalui message type. Semakin spesifik jenis IDoc, semakin efisien penyimpanan data karena hanya menyertakan informasi yang dibutuhkan untuk transaksi tertentu, sehingga mengurangi penggunaan sumber daya.
Bagaimana IDoc Digunakan dalam SAP
IDoc bisa dibuat di berbagai titik dalam proses transaksi. Misalnya, dalam proses pengiriman barang, sebuah IDoc bisa dibuat untuk menyertakan data yang dibutuhkan dalam pencetakan shipping manifest.
Setelah pengguna melakukan transaksi di SAP, satu atau lebih IDoc akan dibuat dalam database pengirim dan diteruskan ke lapisan komunikasi ALE. Lapisan ini akan menjalankan Remote Function Call (RFC), menggunakan port dan tujuan RFC yang telah ditentukan dalam model pelanggan. IDoc ini kemudian dikirim ke sistem penerima, yang bisa berupa S/4HANA, R/3, atau sistem eksternal lainnya.