Apa itu Sistem Akuntansi Terintegrasi?
Integrated Accounting System (Sistem akuntansi terintegrasi) adalah jenis perangkat lunak yang menggabungkan fungsi utama akuntansi keuangan dalam satu aplikasi. Dengan menggantikan beberapa sistem atau program yang terpisah, sistem ini menghilangkan kebutuhan untuk pencatatan manual yang berbeda untuk pemesanan, perhitungan biaya, dan tujuan manajemen akuntansi lainnya. Dengan fitur yang saling terhubung, sistem ini membantu standarisasi prosedur pencatatan transaksi dan penyebaran informasi keuangan, serta mengintegrasikan aktivitas pelaporan dari berbagai area bisnis, seperti terminal point of sale (POS), kantor, dan gudang.
Sistem akuntansi terintegrasi memberikan informasi tentang biaya setiap produk, pekerjaan, atau operasi, serta gambaran umum tentang laba atau rugi suatu organisasi. Sistem ini membantu manajemen dalam mengendalikan operasional dengan memungkinkan perusahaan untuk menentukan biaya marjinal, varians, serta kerugian atau keuntungan yang tidak normal. Selain itu, sistem ini juga dapat digunakan untuk memperkirakan, melaporkan, dan memantau biaya pekerjaan, serta melacak dan mengonversi waktu kerja karyawan menjadi penggajian. Fitur lainnya termasuk pengelolaan pembelian inventaris, perakitan dan penjualan produk, serta pengiriman laporan dan faktur kepada pelanggan atau vendor.
Fitur Utama Sistem Akuntansi Terintegrasi
Sebagian besar sistem akuntansi terintegrasi menawarkan modul inti dan modul tambahan, yang semuanya memiliki pengalaman pengguna yang seragam dan terhubung secara mulus. Modul inti meliputi:
- Piutang dan utang usaha.
- Rekonsiliasi bank.
- General ledger (buku besar umum).
- Purchase order (pesanan pembelian).
- Inventaris stok.
- Penagihan dan pembukuan.
Modul tambahan bersifat opsional, seperti pemrosesan pembayaran elektronik, penagihan utang, manajemen penggajian dan absensi, akuntansi departemen, serta dukungan untuk multi-mata uang atau pajak pertambahan nilai (PPN). Beberapa sistem juga dapat terintegrasi dengan enterprise resource planning (ERP), manajemen inventaris, dan customer relationship management (CRM).
Keuntungan Sistem Akuntansi Terintegrasi
Salah satu keuntungan utama sistem akuntansi terintegrasi adalah data hanya perlu dimasukkan sekali dan akan otomatis dibagikan ke modul lain, termasuk buku besar umum. Semua aplikasi mengakses satu basis data yang sama, sehingga tidak perlu memasukkan ulang data dari satu sistem ke sistem lain. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan manusia dan menghilangkan kebutuhan rekonsiliasi manual antar buku besar dan fungsi lainnya, karena semuanya diperbarui secara otomatis dan real-time.
Dengan begitu, laporan keuangan selalu up-to-date dan berbagai operasi akuntansi kompleks, seperti perhitungan biaya pekerjaan dan komisi, dapat dilakukan secara otomatis hanya dengan memproses pesanan. Selain itu, penggunaan satu set akun menghindari duplikasi pekerjaan dan memberikan informasi akurat kepada pengambil keputusan secara tepat waktu.
Cara Memilih Sistem Akuntansi Terintegrasi
Saat ini, berbagai perusahaan, baik kecil maupun besar, telah mengadopsi sistem akuntansi terintegrasi, dan ada banyak produk serta vendor yang tersedia. Dalam beberapa kasus, sistem dibeli secara terpisah dan kemudian diintegrasikan. Perusahaan besar mungkin mengembangkan sistem khusus secara internal, meskipun opsi ini lebih mahal karena disesuaikan dengan kebutuhan layanan pelanggan dan dukungan internal.
Sistem akuntansi terintegrasi juga bisa dirancang untuk industri atau lingkungan regulasi tertentu. Saat memilih sistem yang tepat, perusahaan harus memiliki gambaran jelas tentang tujuan yang ingin dicapai. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan adalah jenis laporan keuangan yang dibutuhkan, tujuan keuangan jangka panjang, fitur tambahan yang diperlukan, serta jumlah pengguna yang akan mengakses sistem.