Apa itu manajemen lean?
Manajemen lean adalah pendekatan dalam mengelola sebuah organisasi yang mendukung konsep perbaikan berkelanjutan, yaitu pendekatan jangka panjang untuk pekerjaan yang secara sistematis berusaha mencapai perubahan kecil secara bertahap dalam proses untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas.
Tujuan utama manajemen lean adalah untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan dengan mengoptimalkan sumber daya dan menciptakan aliran kerja yang stabil berdasarkan permintaan pelanggan yang nyata. Manajemen lean berupaya menghilangkan pemborosan waktu, usaha, atau uang dengan mengidentifikasi setiap langkah dalam proses bisnis dan kemudian merevisi atau menghapus langkah-langkah yang tidak menciptakan nilai. Filsafat ini berakar pada dunia manufaktur.
Manajemen lean fokus pada hal-hal berikut:
- Menentukan nilai dari sudut pandang pelanggan akhir.
- Menghilangkan semua pemborosan dalam proses bisnis.
- Terus-menerus meningkatkan semua proses kerja, tujuan, dan orang-orang.
Manajemen lean memfasilitasi kepemimpinan dan tanggung jawab bersama; perbaikan berkelanjutan memastikan bahwa setiap karyawan berkontribusi pada proses perbaikan. Metode manajemen ini berfungsi sebagai panduan untuk membangun organisasi yang sukses dan kokoh yang terus berkembang, mengidentifikasi masalah nyata, dan menyelesaikannya.
Manajemen lean didasarkan pada sistem produksi Toyota yang didirikan pada akhir 1940-an. Toyota menerapkan lima prinsip manajemen lean dengan tujuan untuk mengurangi jumlah proses yang tidak menghasilkan nilai; ini dikenal sebagai Toyota Way. Dengan menerapkan lima prinsip tersebut, mereka menemukan bahwa ada peningkatan signifikan dalam efisiensi, produktivitas, efisiensi biaya, dan waktu siklus.
5 prinsip manajemen lean
Manajemen lean mencakup lima prinsip panduan yang digunakan oleh manajer dalam organisasi sebagai pedoman untuk metodologi lean. Lima prinsip tersebut adalah sebagai berikut:
- Menentukan nilai.
- Pemetaan aliran nilai.
- Menciptakan aliran kerja yang berkelanjutan.
- Membangun sistem tarik.
- Memfasilitasi perbaikan berkelanjutan.
Menentukan nilai, langkah pertama dalam manajemen lean, berarti menemukan masalah yang perlu diselesaikan oleh pelanggan dan menjadikan produk sebagai solusinya. Secara spesifik, produk harus menjadi bagian dari solusi yang akan dibayar dengan senang hati oleh pelanggan. Setiap proses atau aktivitas yang tidak menambah nilai — yang berarti tidak menambah kegunaan, pentingnya, atau nilai — pada produk akhir dianggap sebagai pemborosan dan harus dihilangkan.
Pemetaan aliran nilai merujuk pada proses memetakan aliran kerja perusahaan, termasuk semua tindakan dan orang yang berkontribusi pada proses penciptaan dan pengiriman produk akhir ke konsumen. Pemetaan aliran nilai membantu manajer memvisualisasikan proses mana yang dipimpin oleh tim apa dan mengidentifikasi orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengukur, mengevaluasi, dan memperbaiki proses. Visualisasi ini membantu manajer menentukan bagian-bagian sistem mana yang tidak memberikan nilai pada aliran kerja.
Menciptakan aliran kerja yang berkelanjutan berarti memastikan bahwa aliran kerja setiap tim berjalan lancar dan mencegah gangguan atau hambatan yang mungkin terjadi dengan kerja sama lintas fungsi. Kanban, teknik manajemen lean yang menggunakan isyarat visual untuk memicu tindakan, digunakan untuk memungkinkan komunikasi yang mudah antara tim sehingga mereka dapat menangani apa yang perlu dilakukan dan kapan hal itu harus dilakukan. Memecah seluruh proses kerja menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan memvisualisasikan aliran kerja memudahkan untuk menghapus gangguan dan hambatan dalam proses.
Mengembangkan sistem tarik memastikan bahwa aliran kerja yang berkelanjutan tetap stabil dan menjamin bahwa tim mengirimkan pekerjaan dengan lebih cepat dan dengan lebih sedikit usaha. Sistem tarik adalah teknik lean tertentu yang mengurangi pemborosan dalam proses produksi. Sistem ini memastikan bahwa pekerjaan baru hanya dimulai jika ada permintaan untuk itu, sehingga memberikan keuntungan dalam meminimalkan biaya overhead dan mengoptimalkan biaya penyimpanan.
Keempat prinsip ini membangun sistem manajemen lean. Namun, prinsip terakhir — perbaikan berkelanjutan — adalah langkah yang paling penting dalam metode manajemen lean.
Memfasilitasi perbaikan berkelanjutan merujuk pada berbagai teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi apa yang telah dilakukan organisasi, apa yang perlu dilakukan, hambatan apa yang mungkin muncul, dan bagaimana semua anggota organisasi dapat memperbaiki proses kerja mereka. Sistem manajemen lean tidak terisolasi atau tidak berubah dan, oleh karena itu, masalah dapat terjadi dalam salah satu dari empat langkah lainnya. Memastikan semua karyawan berkontribusi pada perbaikan berkelanjutan aliran kerja melindungi organisasi ketika masalah muncul.
Contoh-contoh manajemen lean
Prinsip-prinsip manajemen lean dapat digunakan sebagai alat manajemen universal untuk meningkatkan kinerja keseluruhan perusahaan.
Beberapa contoh proses bisnis dan produksi yang didasarkan pada konsep manajemen lean meliputi:
- Manufaktur lean
- Pengembangan perangkat lunak lean
- Lean six sigma
- Lean startup
- Perawatan kesehatan berbasis nilai
Manfaat manajemen lean
Manajemen lean memberikan manfaat bagi organisasi dengan fokus pada perbaikan semua bagian dari proses kerja di setiap tingkat hierarki perusahaan. Secara spesifik, manajer mendapatkan manfaat dari keuntungan-keuntungan seperti:
- Proses bisnis yang lebih cerdas. Sistem tarik memastikan pekerjaan hanya dilakukan ketika ada permintaan nyata dan kebutuhan untuk itu.
- Pemanfaatan sumber daya yang lebih baik. Sistem tarik juga memastikan organisasi hanya menggunakan sumber daya saat dibutuhkan karena beroperasi berdasarkan permintaan pelanggan yang nyata.
- Peningkatan fokus. Manajemen lean mengurangi jumlah aktivitas yang boros, sehingga memungkinkan tenaga kerja untuk meningkatkan fokus pada tugas yang menghasilkan nilai.
- Peningkatan produktivitas dan efisiensi. Fokus yang lebih baik menghasilkan tenaga kerja yang lebih produktif dan efisien karena perhatian tidak diberikan pada aktivitas yang tidak perlu.
Manfaat utama ini bekerja sama untuk menciptakan perusahaan yang lebih fleksibel dan memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dengan cara yang lebih baik dan lebih cepat. Secara keseluruhan, sistem manajemen lean menciptakan sistem produksi yang kokoh yang memiliki peluang lebih besar untuk meningkatkan kinerja total perusahaan.