Apa itu Manager Self-Service?
Manager self-service adalah platform manajemen sumber daya manusia (HRM) yang memungkinkan supervisor untuk mengakses informasi karyawan secara langsung dan mengambil tindakan terkait ketenagakerjaan. Tujuan utama sistem ini adalah memberikan akses kepada manajer terhadap data karyawan mereka, seperti absensi, cuti, tunjangan, dan peringkat kinerja. Supervisor juga bisa menjalankan laporan ad-hoc dan memperbarui data tanpa harus bergantung pada HR atau payroll.
Fitur Manager Self-Service
Sistem manager self-service bisa diterapkan sebagai bagian dari human resource information system (HRIS) atau sebagai sistem terpisah berbasis cloud. Biasanya, perusahaan terlebih dahulu menerapkan sistem employee self-service, kemudian secara bertahap menambahkan modul manager self-service. Sistem ini bisa diakses melalui intranet perusahaan atau portal web yang aman. Dengan login ke akun masing-masing, manajer dapat melakukan berbagai tugas administratif yang diizinkan oleh perangkat lunak.
Manfaat Menggunakan Manager Self-Service
Software manager self-service bisa meningkatkan pengalaman kerja bagi manajer dan menghemat biaya perusahaan dalam beberapa cara, seperti:
- Membantu dalam pelaporan kepatuhan – membantu industri yang memiliki regulasi ketat seperti kesehatan dan keuangan dengan menyediakan database yang mudah diakses untuk pelaporan kepatuhan.
- Akses mudah ke data real-time – manajer bisa mengakses data dari desktop, laptop, atau perangkat mobile dan mendapatkan informasi yang diperbarui oleh karyawan secara langsung.
- Memberikan lebih banyak kontrol bagi manajer – manajer tidak perlu menunggu persetujuan atau bantuan dari HR atau payroll untuk tugas administratif.
- Menghemat waktu dan biaya tenaga kerja – portal manager self-service menggantikan proses berbasis kertas yang memakan waktu serta meningkatkan transparansi komunikasi dan alur kerja.
- Mengurangi beban kerja HR – dengan mengotomatisasi tugas berulang, HR bisa fokus pada pekerjaan dengan nilai lebih tinggi.
Menurut survei Sierra-Cedar 2016-17 HR System Survey, perusahaan yang sudah mengimplementasikan payroll, HRIS, dan benefits administration cenderung beralih ke teknologi HR self-service seperti employee dan manager self-service untuk meningkatkan efisiensi administrasi mereka.
Best Practices dalam Manager Self-Service
Agar sistem manager self-service memberikan manfaat maksimal, ada beberapa strategi yang direkomendasikan:
- Sesuaikan fitur dengan kebutuhan bisnis – Sistem harus bisa dikonfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan.
- Terapkan bertahap – Mulailah dengan fitur yang paling berdampak bagi manajer dan HR sebelum memperluas ke fungsi lainnya.
- Optimalkan pengalaman pengguna – Antarmuka yang sederhana dan dukungan mobile akan meningkatkan adopsi teknologi ini di lingkungan kerja.
Dengan perubahan demografi tenaga kerja dan meningkatnya ekspektasi terhadap pengalaman kerja yang lebih fleksibel, permintaan terhadap teknologi self-service ini diperkirakan akan terus bertumbuh.
Menurut laporan Gartner Market Guide for Integrated HR Service Delivery Solutions, ada banyak vendor yang menawarkan software HR self-service baik sebagai solusi mandiri maupun sebagai bagian dari human capital management suite. Beberapa vendor ternama termasuk Deloitte (ConnectMe), Dovetail Software, ServiceNow, Infor, Oracle, Meta4, PeopleDoc, Hyland Software, SAP SuccessFactors, dan NeoCase Software.