Apa itu Microsoft Planner?
Microsoft Planner adalah aplikasi manajemen tugas visual berbasis web yang memungkinkan tim perusahaan untuk membuat, menetapkan, dan mengatur pekerjaan guna menjalankan proyek. Perangkat lunak ini memungkinkan anggota tim proyek untuk mengelola tugas mereka dengan lebih baik, memfasilitasi kerja sama tim dan koordinasi, serta memberikan visibilitas tentang kemajuan tugas. Microsoft Planner sering dibandingkan dengan solusi organisasi yang berfokus pada tim lainnya, seperti Trello, Slack, dan Asana.
Microsoft Planner menyediakan antarmuka visual, kolaboratif, dan intuitif untuk mengatur kerja tim dan memberdayakan semua anggota tim untuk dengan mudah mengelola tugas individu mereka. Ini ringan dan dapat bekerja di perangkat mobile serta komputer desktop yang terintegrasi dengan Office 365. Microsoft Planner juga dapat dibuka dari tasks.office.com dan dari dalam Microsoft Teams. Perangkat lunak ini tidak dirancang untuk digunakan secara pribadi atau individu.
Perangkat lunak ini bukan alat manajemen proyek, seperti Microsoft Project. Sebaliknya, ini adalah alat manajemen tugas yang dapat digunakan bersama Project atau alat lainnya untuk meningkatkan manajemen pekerjaan dan kolaborasi tim dalam proyek.
Setiap rencana di Planner terdiri dari tugas yang kaya konten yang dapat disesuaikan dengan detail yang diharapkan serta elemen tambahan untuk membantu staf mengatur dan fokus pada pekerjaan mereka. Perangkat lunak ini memvisualisasikan status tugas dalam bentuk grafik pai dan batang yang memungkinkan tim untuk memahami hal-hal berikut:
- tugas mana yang tertunda;
- tugas mana yang mendesak;
- berapa banyak tugas di setiap wadah; dan
- anggota tim mana yang mungkin kewalahan.
Apa saja fitur dari Microsoft Planner?
Microsoft Planner adalah bagian dari kumpulan alat Microsoft untuk manajer proyek dan tim mereka. Aplikasi manajemen tugas ini menyediakan cara kolaboratif dan visual untuk mengelola berbagai tugas dalam proyek. Ini juga menyertakan grafik pelacakan tugas visual yang menunjukkan kemajuan.
Planner memungkinkan tim untuk membuat tugas kaya konten dengan semua detail yang diperlukan untuk memberikan visibilitas dan menyederhanakan manajemen. Manajer proyek dapat menambahkan detail dasar, seperti tanggal jatuh tempo tugas, serta elemen tambahan, seperti label berwarna dan file, untuk membantu anggota tim merencanakan dan melaksanakan pekerjaan mereka.
Beberapa fitur utama dari Planner adalah sebagai berikut:
- insight status yang divisualisasikan dengan grafik pai dan batang di papan gaya Kanban;
- gambar pratinjau untuk dengan cepat mengidentifikasi tugas;
- penulisan bersama dengan Office Online dan Microsoft SharePoint library dokumen;
- dukungan untuk menambahkan komentar dalam tugas menggunakan aplikasi Microsoft Outlook dan Outlook Groups;
- kalender untuk menjadwalkan acara bagi anggota tim;
- catatan rapat untuk meningkatkan kolaborasi dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama; dan
- akses tamu ke proyek untuk pengguna yang tidak ditugaskan ke grup atau yang berada di luar organisasi.
Penggunaan dan aplikasi Microsoft Planner
Microsoft Planner dirancang untuk menyederhanakan manajemen tugas, yang dapat bermanfaat untuk berbagai kebutuhan manajemen proyek, seperti menangani masalah manajemen waktu, memastikan pekerjaan dibagi secara merata, brainstorming ide baru, mengelola sebuah kampanye pemasaran, dan mempersiapkan pertemuan dengan klien.
Microsoft Planner dan Microsoft 365
Microsoft 365 menghubungkan Planner dengan Microsoft To Do, SharePoint, Power Automate, dan aplikasi lainnya untuk manajemen tugas yang efisien, akses, dan pembaruan. Pengguna dapat melihat semua tugas mereka di setiap daftar saat mereka berpindah antar aplikasi dan perangkat. Mereka juga dapat mengakses dan memperbarui tugas kapan saja.
Dengan manajemen tugas di Microsoft 365, pengguna juga dapat melakukan hal berikut:
- mengubah email menjadi tugas;
- membuat dan mengelola tugas langsung di Outlook dengan menandai email atau menariknya ke panel Microsoft To Do;
- melacak dan memonitor tugas individu di Microsoft To Do;
- mengelola tugas tim;
- berkolaborasi pada dokumen Office bersama;
- menerima notifikasi email saat tugas diberikan dan membalas langsung dari Outlook; dan
- melihat pratinjau dokumen.
Selain itu, karena Planner adalah bagian dari Microsoft 365, ia dilengkapi dengan kemampuan keamanan yang sama seperti aplikasi Microsoft 365 lainnya.
Microsoft Planner dan Microsoft Teams
Microsoft Planner dan Microsoft Teams bekerja dengan baik bersama. Manajer proyek dapat dengan mudah membuat tugas dari pesan Microsoft Teams dan kemudian mempublikasikannya kepada pekerja mereka. Mereka juga dapat melakukan hal-hal berikut:
- melihat semua tugas dan informasi yang terkait dengannya;
- mengubah banyak tugas sekaligus; dan
- menyaring tugas.
Teams mencakup aplikasi Tugas, yang menggabungkan tugas individu dari To Do dan Outlook (“Tugas Saya”) dengan tugas tim dari Planner untuk meningkatkan visibilitas, meningkatkan kolaborasi, dan menyederhanakan manajemen tugas. Aplikasi ini mencakup rencana bersama, termasuk semua rencana Planner yang telah ditambahkan ke Teams. Itu juga bisa digunakan untuk hal-hal berikut:
- menambahkan rencana ke saluran Teams;
- mengedit beberapa tugas;
- mengirim pemberitahuan kepada pengguna tentang tugas Planner.
Rencana bersama — rencana yang telah ditambahkan ke saluran di Teams — dapat dilacak. Selain itu, pengguna dapat bekerja dengan rencana-rencana ini dalam tampilan Board, Chart, atau Schedule atau dalam tampilan List, yang unik untuk aplikasi Tugas.
Microsoft Planner untuk iOS dan Android
Aplikasi Planner berfungsi dengan perangkat iOS dan Android. Aplikasi mobile ini mencakup hampir semua fitur dan kemampuan Planner untuk web, dengan beberapa perbedaan dalam tampilan dan nuansa. Satu-satunya kemampuan yang tidak tersedia di aplikasi iOS dan Android adalah kemampuan untuk menghapus rencana, yang hanya dapat dilakukan melalui browser. Aplikasi ini menyertakan kemampuan yang tidak tersedia di browser: menambahkan foto menggunakan kamera perangkat mobile.
Untuk menggunakan Planner untuk Android, pengguna memerlukan akun kerja atau sekolah Microsoft 365 yang memenuhi syarat. Planner untuk Android dan Planner untuk iOS tidak dapat digunakan dengan akun Microsoft 365 Personal. Planner untuk iOS juga tidak dapat digunakan dengan langganan pemerintah.