Apa itu Microsoft Teams?

Microsoft Teams adalah perangkat lunak kolaborasi tim berbasis cloud yang menyediakan fitur utama, termasuk perpesanan bisnis, panggilan, rapat video, dan berbagi file. Teams dapat digunakan oleh bisnis dari berbagai skala dan diakses melalui desktop, perangkat yang terhubung ke internet, serta aplikasi seluler Teams.

Sebelumnya, Microsoft Teams dibundel dengan Microsoft Office. Namun, untuk mengatasi potensi masalah antitrust, Microsoft memisahkan Office dan Teams di Uni Eropa serta Swiss pada Oktober 2023, lalu menerapkan perubahan ini secara global mulai 1 April 2024. Kini, Teams dan aplikasi Microsoft 365 lainnya dijual secara terpisah untuk pelanggan komersial baru. Pelanggan yang sudah ada tetap dapat menggunakan Office dan Teams secara bersamaan.

Teams adalah solusi utama Microsoft dalam komunikasi t erpadu berbasis cloud, yang bersaing dengan produk serupa seperti Cisco Webex, Google Workspace, dan Slack. Sebagai aplikasi komunikasi bisnis, Teams memungkinkan pekerja lokal maupun remote untuk berkolaborasi secara real-time maupun near-real-time di berbagai perangkat, termasuk laptop dan ponsel. Microsoft Teams juga terintegrasi dengan aplikasi bisnis Microsoft lainnya, seperti Exchange, PowerPoint, dan SharePoint. Untuk penyimpanan file dan konten rapat yang dibagikan, layanan ini menggunakan Microsoft Azure.

Microsoft Teams sangat berguna untuk kolaborasi jarak jauh karena menjaga komunikasi antar anggota tim yang tersebar di berbagai lokasi. Selama pandemi COVID-19, banyak organisasi mengadopsi Microsoft Teams dan perangkat lunak kolaborasi lainnya sebagai platform utama untuk kerja jarak jauh.

Microsoft Teams umumnya diterapkan di seluruh organisasi, bukan hanya pada departemen tertentu. Dalam beberapa kasus, Teams bahkan dapat menggantikan email untuk komunikasi internal antar karyawan.

Fitur utama Microsoft Teams

Microsoft Teams memiliki berbagai fitur untuk membantu tim dalam berkomunikasi dan berkolaborasi. Beberapa fitur utamanya meliputi:

Obrolan (Chat). Teams adalah ruang kerja berbasis obrolan yang mendukung perpesanan individu maupun grup dengan percakapan berulir dan persisten. Pengguna dapat meningkatkan obrolan menjadi panggilan suara atau video. Seperti layanan pesan lainnya, Teams mendukung penggunaan emoji dan GIF.
Panggilan (Calling). Teams menyediakan telepon berbasis cloud untuk panggilan suara. Dengan aplikasi Teams, pengguna dapat melakukan panggilan VoIP antar pengguna Teams. Pengguna Microsoft Phone System dan Calling Plan dapat melakukan, menerima, serta mentransfer panggilan ke dan dari telepon rumah maupun ponsel melalui jaringan telepon umum (PSTN). Microsoft juga menawarkan Direct Routing, yang memungkinkan pelanggan menghubungkan PBX atau SIP trunk mereka ke Teams. Fitur panggilan lainnya meliputi konferensi audio, dukungan Enhanced 911, voicemail, dan berbagai fitur panggilan tingkat perusahaan lainnya.
Rapat video (Video meetings). Selain panggilan audio, pengguna dapat mengadakan rapat virtual. Dengan meningkatnya kebutuhan akan kerja jarak jauh, adopsi konferensi video meningkat pesat. Teams menawarkan berbagai fitur konferensi video, termasuk latar belakang virtual yang dapat disesuaikan, rekaman rapat, transkripsi otomatis, papan tulis digital, dan breakout rooms.
Berbagi layar (Screen sharing). Fitur klasik ini memungkinkan pengguna membagikan tampilan layar mereka, termasuk file, secara real-time selama panggilan atau rapat video di Teams.
Kalender. Seperti Microsoft Outlook, Teams memiliki fitur kalender yang memungkinkan pengguna mengatur jadwal kerja, rapat, dan aktivitas lainnya. Kalender di Outlook dan Teams terintegrasi, sehingga setiap undangan rapat Teams otomatis muncul di Outlook.
Berbagi file. Fitur manajemen dokumen ini memungkinkan tim untuk menyimpan, berbagi, dan mengedit file bersama secara real-time di dalam Teams.
Polling. Dalam komunitas Teams, obrolan grup, atau rapat, pengguna dapat membuat polling untuk mengumpulkan umpan balik dari peserta guna mendukung pengambilan keputusan.
Webinar. Teams mendukung rapat interaktif dan webinar hingga 1.000 peserta. Fitur termasuk reaksi langsung serta kontrol moderator untuk menonaktifkan obrolan, audio, dan video peserta. Webinar Teams juga dapat menampung hingga 10.000 orang dalam mode hanya-tampilan (view-only). Laporan peserta memungkinkan penyelenggara mengetahui siapa saja yang hadir dan berapa lama mereka mengikuti webinar.
Kolaborasi eksternal. Fitur Guest Access memungkinkan pengguna mengundang orang luar untuk bergabung dalam saluran internal guna berkomunikasi melalui pesan, rapat, dan berbagi file. Ini sangat berguna dalam proyek lintas perusahaan. Selain itu, Teams Connect memungkinkan perusahaan untuk berkolaborasi dengan mitra dalam ruang kerja bersama di Teams.

Karena berbasis cloud, Microsoft dapat memperbarui Teams dengan cepat dan menambahkan fitur baru secara berkala. Oleh karena itu, fitur Microsoft Teams terus berkembang seiring waktu.

Apa yang baru di Teams?

Per Maret 2024, Microsoft Teams menghadirkan fitur-fitur baru berikut:

Microsoft Teams Premium menyediakan alat berbasis kecerdasan buatan (AI), memungkinkan pengguna untuk secara otomatis menghasilkan catatan rapat dan item tindakan lanjutan. Add-on ini juga memungkinkan organisasi menyesuaikan tampilan undangan rapat, layar, dan latar belakang untuk meningkatkan kesadaran merek.
Copilot untuk Microsoft 365 adalah alat berbasis AI yang membantu pengguna Teams dengan ringkasan rapat, poin diskusi utama, dan item tindakan. Sebagai add-on untuk lisensi Microsoft 365, Copilot menyediakan chatbot bagi peserta rapat untuk mengajukan pertanyaan.
Microsoft Mesh menawarkan pengalaman rapat yang lebih imersif dalam 3D, menambahkan elemen manusia ke dalam pertemuan virtual. Mesh dapat digunakan untuk acara karyawan, pelatihan, atau tur berpemandu.

Cara menjadwalkan rapat di Teams

Untuk menjadwalkan rapat di Teams, ikuti langkah-langkah ini:

Pada obrolan Teams, klik ikon Kalender di menu navigasi kiri untuk menampilkan jadwal Anda. Kemudian klik tombol + Rapat baru di pojok kanan atas.
Pilih rentang waktu di dalam Kalender. Ini akan membuka formulir penjadwalan. Klik fitur Asisten Penjadwalan untuk menemukan waktu yang sesuai bagi semua peserta.
Untuk menjadwalkan rapat langsung dari obrolan Teams, klik ikon Kamera di pojok kanan atas, lalu pilih Jadwalkan rapat. Gunakan Asisten Penjadwalan untuk menyesuaikan waktu rapat.

Istilah dasar di Microsoft Teams

Interface pengguna (UI) Microsoft Teams mirip dengan perangkat lunak kolaborasi tim lainnya. Beberapa istilah utama dalam Teams meliputi:

Teams. Sekelompok orang yang bekerja bersama dalam proyek atau komunikasi bisnis.
Saluran (Channels). Ruang khusus dalam sebuah tim untuk mengorganisir komunikasi berdasarkan topik.
Tab. Tautan ke file, aplikasi, dan layanan yang ditempatkan di bagian atas setiap saluran.
Mention. Pengguna dapat menyebut orang lain atau seluruh tim menggunakan “@” diikuti nama pengguna.
Feeds. Ringkasan aktivitas dalam tim, seperti pesan baru, balasan, dan mention.
Threads. Urutan pesan dalam satu percakapan. Pengguna disarankan membalas dalam thread agar komunikasi tetap terorganisir.

Integrasi Microsoft Teams

Microsoft Teams terintegrasi dengan banyak aplikasi dalam ekosistem Microsoft 365, seperti Excel, OneDrive, PowerPoint, dan SharePoint. Teams juga mendukung integrasi dengan aplikasi eksternal seperti Zoom dan Cisco Webex Meetings.

Di sisi perangkat keras, Microsoft bermitra dengan vendor seperti Crestron, Logitech, dan Poly untuk mengintegrasikan Teams dengan perangkat konferensi video.

Microsoft Teams kompatibel dengan sistem operasi Android, iOS, macOS, dan Windows. Teams juga dapat diakses melalui Google Chrome, Microsoft Edge, dan Safari versi 15 ke atas.

Paket harga Microsoft Teams

Microsoft Teams tersedia secara gratis, tetapi versi berbayarnya menawarkan lebih banyak fitur dan integrasi.

Mulai 1 April 2024, Teams tidak lagi disertakan dalam paket Microsoft Enterprise dan harus dibeli terpisah dari Office 365 E1, E3, E5, serta Microsoft 365 E3 dan E5. Pengguna yang sudah berlangganan dapat memperbarui atau mengupgrade lisensi mereka sesuai kebutuhan.

Informasi lebih lanjut mengenai harga dapat ditemukan di situs resmi Microsoft: Microsoft Teams Pricing.

Seberapa aman Microsoft Teams?

Microsoft Teams dilengkapi berbagai fitur keamanan, termasuk otentikasi dua faktor, single sign-on, serta enkripsi data dalam perjalanan dan saat tersimpan.

Beberapa fitur keamanan utama Teams meliputi:

Perlindungan Ancaman Lanjutan untuk mendeteksi dan memblokir konten berbahaya.
Saluran pribadi untuk menjaga percakapan sensitif tetap terbatas pada anggota tertentu.
Enkripsi ujung-ke-ujung (E2EE) untuk panggilan VoIP satu-satu, dikontrol oleh admin IT.
Safe Links untuk melindungi pengguna dari tautan berbahaya dalam aplikasi Teams.
Kontrol rapat, seperti menonaktifkan video atau membatasi undangan hanya bagi peserta yang terdaftar.

Fitur keamanan Teams terus diperbarui oleh Microsoft untuk memastikan perlindungan optimal bagi penggunanya.

Microsoft Teams