Apa itu Privacy Impact Assessment?
Privacy Impact Assessment (PIA) adalah metode untuk mengidentifikasi dan menilai risiko privasi selama siklus pengembangan suatu program atau sistem. Penilaian ini mencantumkan informasi yang dapat diidentifikasi secara pribadi (PII) yang dikumpulkan serta menjelaskan bagaimana informasi tersebut dikelola, dilindungi, dan dibagikan.
Di mana pun PII disimpan, privasinya harus dilindungi dari kebocoran data dan serangan siber. Sistem informasi harus memiliki perlindungan, seperti PIA, untuk mencegah pelanggaran privasi, terutama dalam situasi di mana masalah privasi dapat menjadi bagian dari insiden siber.
Apa yang termasuk dalam Privacy Impact Assessment?
Privacy Impact Assessment diwajibkan bagi lembaga pemerintah, tetapi tidak selalu untuk sektor swasta. Para ahli industri merekomendasikan agar organisasi menengah hingga besar yang menangani PII secara rutin melakukan PIA sebagai bagian dari program privasi data dan tata kelola data mereka.
Sebuah PIA harus mengidentifikasi hal-hal berikut:
- Apakah informasi yang dikumpulkan mematuhi persyaratan hukum dan kepatuhan peraturan terkait privasi.
- Risiko dan dampak dari pengumpulan, penyimpanan, dan penyebaran PII.
- Proses dan perlindungan yang diterapkan dalam pengelolaan informasi dan pemrosesan data untuk mengatasi tantangan privasi.
- Opsi dan metode bagi individu untuk memberikan persetujuan atas pengumpulan PII mereka.
Bagaimana PIA dilakukan?
PII dan data terkait biasanya diterapkan di berbagai sistem informasi. Oleh karena itu, departemen TI suatu organisasi sering menjadi titik kontak pertama untuk PIA. Departemen sumber daya manusia juga menangani banyak data pribadi. Semua sistem, baik yang masih dalam pengembangan maupun yang sudah berjalan, dapat menjadi kandidat untuk PIA.
- Mendapatkan persetujuan dari manajemen untuk melakukan PIA.
- Menentukan tujuan dan sasaran PIA.
- Membentuk tim PIA untuk mengumpulkan data dan melakukan penilaian.
- Mengumpulkan data, seperti statistik tentang perlindungan data, jenis data yang disimpan, dan cara privasi dijamin.
- Mengidentifikasi kontrol privasi yang akan dinilai.
- Menentukan apakah penilaian akan dilakukan secara manual menggunakan template atau dengan perangkat lunak khusus.
- Melakukan penilaian, memastikan bahwa kontrol telah diterapkan dan bukti kepatuhan terhadap privasi tersedia.
- Meninjau laporan awal dengan pemangku kepentingan.
- Menyelesaikan laporan, termasuk revisi dari proses tinjauan, dan menyajikan laporan akhir kepada manajemen.
Regulasi Pemerintah yang Mewajibkan PIA
Banyak negara memiliki undang-undang dan peraturan yang mengatur perlindungan privasi dan mewajibkan program privasi. Di AS, lembaga pemerintah yang menyelesaikan PIA harus membuat laporan tersebut tersedia untuk publik. Beberapa regulasi utama meliputi:
- E-Government Act of 2002. Berdasarkan Bagian 208 dari E-Government Act AS, lembaga federal harus melakukan PIA untuk semua program dan sistem pemerintah yang mengumpulkan informasi pribadi secara daring dan melalui sistem elektronik.
- Privacy Act of 1974. Undang-undang ini mengatur praktik informasi yang adil dalam pengumpulan, penyimpanan, penggunaan, dan penyebaran data individu. Privacy Act juga mengatur bagaimana individu memberikan izin untuk penggunaan data mereka.
- Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Bagian 164 dari HIPAA mengatur privasi data, termasuk penggunaan PIA untuk organisasi yang menangani informasi kesehatan.
- General Data Protection Regulation (GDPR). PIA sangat berguna untuk mematuhi Pasal 35 dari GDPR Uni Eropa, yang mewajibkan organisasi untuk secara aktif melindungi privasi data.
Manfaat Melakukan PIA
PIA memberikan banyak manfaat bagi organisasi dalam mengelola dan melindungi PII, termasuk:
- Kepercayaan. PIA meningkatkan kepercayaan publik dengan menunjukkan kepatuhan terhadap undang-undang privasi dan transparansi dalam pengelolaan data.
- Bukti dalam audit privasi. PIA dapat digunakan sebagai bukti dalam audit privasi dan audit TI secara umum.
- Pemahaman lebih baik tentang data. PIA membantu organisasi memahami karakteristik data mereka dan mengidentifikasi potensi celah keamanan.
Tantangan dalam Melakukan PIA
PIA memiliki tantangan tersendiri, termasuk:
- Kompleks dan memakan waktu. Proses PIA melibatkan berbagai aspek seperti yurisdiksi, kepemilikan data, serta kebijakan dan teknologi yang terus berkembang.
- Penilaian yang tidak lengkap. Jika PIA tidak dilakukan secara menyeluruh, risiko dapat terlewat, terutama dari perangkat lunak atau alat yang tampaknya tidak berbahaya.
- Memerlukan keahlian. Organisasi yang berada di bawah GDPR wajib memiliki petugas perlindungan data (DPO) yang terlibat dalam PIA mereka.
Privacy Impact Assessment vs. Privacy Impact Statement
PIA mencakup berbagai aspek perlindungan informasi dan jaminan privasi. Hasil PIA disajikan dalam laporan ringkasan yang disebut Privacy Impact Statement, yang berguna sebagai bukti kepatuhan terhadap peraturan seperti GDPR.