Apa Itu Procure to Pay (P2P)?
Procure to pay adalah proses yang mencakup permintaan, pembelian, penerimaan, pembayaran, serta pencatatan akuntansi untuk barang dan jasa. Istilah ini berasal dari urutan sistematis dalam proses pengadaan dan keuangan, dimulai dari langkah pertama dalam pengadaan barang atau jasa hingga langkah akhir dalam pembayaran.
P2P adalah sebuah proses, bukan teknologi, meskipun terdapat perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menangani seluruh proses procure to pay atau komponen tertentu, seperti pembuatan faktur, atau proses terkait seperti manajemen inventaris dan akuntansi keuangan.
Procure to pay sering disingkat sebagai P2P, tetapi jangan sampai tertukar dengan teknologi jaringan peer-to-peer yang juga disebut P2P. P2P dalam konteks ini juga kadang disebut sebagai purchase to pay.
Proses Procure to Pay
Langkah utama dalam procure to pay dimulai dari sisi pengadaan, yaitu dengan pembuatan requisition order—permintaan internal untuk membeli sesuatu—yang menjadi awal proses pemesanan, di mana purchase order (PO) dibuat. Langkah selanjutnya adalah penerimaan barang; dokumen umum yang dibuat pada tahap ini meliputi advanced shipping notice (ASN) dan konfirmasi pesanan. Terakhir, ada tahap pembayaran yang mencakup pembuatan faktur, pengaturan pembayaran kepada pemasok, serta pencatatan transaksi dalam sistem akuntansi.
Dalam praktiknya, sebagian besar organisasi memiliki banyak langkah tambahan dalam setiap fase utama procure to pay. Misalnya, pengadaan mungkin harus menggunakan katalog produk yang disetujui atau memerlukan penerbitan permintaan penawaran (RFQ). Persetujuan manajerial umumnya diperlukan pada titik keputusan penting, seperti sebelum PO dikirim ke pemasok atau sebelum pembayaran disetujui. Selain itu, ada proses untuk memeriksa barang yang diterima, mengonfirmasi penerimaannya, serta memasukkannya ke dalam inventaris.
Platform Procure-to-Pay
Mengingat kompleksitas proses procure to pay di banyak perusahaan, tidak mengherankan jika beberapa vendor perangkat lunak mencoba mengembangkan solusi end-to-end yang mengotomatiskan dan mengintegrasikan setiap langkahnya. Namun, pada kenyataannya, procure to pay awalnya merupakan proses manual berbasis kertas, yang kemudian mengalami komputerisasi secara bertahap dalam beberapa dekade terakhir.
Sebagian besar vendor perangkat lunak ERP—seperti Infor, Microsoft, Oracle, dan SAP yang mendominasi pasar—menyediakan modul yang menangani fase utama procure to pay. Suite ERP biasanya memiliki modul untuk pengadaan dan manajemen pesanan, serta fungsi inventaris, manajemen gudang, dan logistik untuk mendukung tahap tengah dalam proses procure to pay.
Fitur inti ERP yang menangani keuangan, seperti akun hutang dan general ledger, digunakan dalam tahap pembuatan faktur, pembayaran, dan pencatatan akuntansi. Beberapa vendor ERP mengklaim telah mengintegrasikan seluruh proses procure to pay ke dalam berbagai modul mereka.
Ada juga banyak vendor yang berspesialisasi dalam salah satu dari proses bisnis ERP ini dan mendukung setidaknya beberapa bagian dari alur kerja procure to pay. Vendor perangkat lunak e-sourcing dan pengadaan seperti SAP Ariba dan Coupa Software memiliki fitur procure to pay yang signifikan. Beberapa pemain niche, seperti Basware, BirchStreet Systems, GEP, Jaggaer, dan Zycus, mengklaim dapat mengotomatiskan seluruh proses.
Salah satu manfaat terbesar dari suite procure-to-pay yang terintegrasi adalah kemampuannya dalam mengonsolidasikan data, sehingga memungkinkan proses manajemen pengeluaran (spend management) yang dapat membantu eksekutif dalam mengontrol biaya secara lebih efektif.