Apa itu Shared Services?
Shared services adalah model layanan yang digunakan organisasi untuk mengonsolidasikan fungsi bisnis serupa ke dalam satu unit yang mendukung seluruh organisasi. Beroperasi sebagai entitas independen seperti vendor pihak ketiga, unit ini menyediakan layanan dengan setiap departemen diperlakukan sebagai pelanggan. Unit shared services ini kadang disebut sebagai shared services organization (SSO) atau shared services center (SSC).
Model shared services sering diterapkan pada layanan teknologi informasi (IT). Layanan IT adalah SSO pertama bagi banyak perusahaan karena biaya perangkat keras yang mahal untuk dibeli, dipelihara, dan diimplementasikan dengan pelatihan optimal.
Pendekatan yang terfragmentasi terhadap infrastruktur IT dan staf dapat menjadi mahal dan tidak efisien. Dengan sentralisasi IT, daripada setiap departemen menangani sendiri, perusahaan dapat mengurangi duplikasi dan pemborosan, serta mengalokasikan dana untuk inisiatif strategis lainnya. Inisiatif IT yang terpisah cenderung menghasilkan silo data yang terisolasi, yang menjadi perhatian utama di era analitik data dan regulasi privasi saat ini, serta menyebabkan perangkat keras tidak digunakan secara maksimal.
Menggabungkan berbagai upaya IT dalam satu SSO dapat meningkatkan efisiensi organisasi, pemanfaatan sumber daya yang lebih baik, mengurangi biaya peralatan dan tenaga kerja, serta memfasilitasi tata kelola data yang lebih baik.
Manfaat Shared Services Organization
Saat ini, banyak organisasi juga menerapkan model shared services di berbagai bidang lain, termasuk keuangan, manajemen sumber daya manusia, pemasaran, fasilitas, pengadaan, layanan hukum, dan lainnya. Model ini menawarkan beberapa manfaat penting:
- Biaya lebih rendah. Shared services lebih hemat biaya dibandingkan pendekatan silo karena mengonsolidasikan operasi back-office yang digunakan oleh berbagai departemen dalam organisasi yang sama, menghilangkan redundansi, dan menciptakan efisiensi skala.
- Fokus strategis. Dengan shared services, setiap departemen dapat lebih fokus pada aktivitas yang mendukung inisiatif inti dan tujuan bisnis mereka, sementara SSO menangani layanan pendukung.
- Konsistensi operasional. SSO dapat lebih baik dalam menyempurnakan dan menstandarisasi operasi mereka melalui berbagi pengetahuan dan umpan balik yang solid. Layanan dapat diterapkan secara lebih konsisten dengan pengalaman pengguna yang lebih baik.
- Fleksibilitas. Satu SSO dapat merespons perubahan kebutuhan bisnis lebih cepat dibandingkan tim yang terisolasi. SSO juga dapat menerapkan perubahan dengan lebih cepat tanpa harus merombak struktur organisasi secara keseluruhan.
Cara Kerja Shared Services Organization
SSO harus merancang model layanan mereka agar dapat memenuhi kebutuhan departemen yang mereka layani dengan baik, memperlakukan mereka sebagai pelanggan yang berharga, meskipun secara internal. Jika dilakukan dengan optimal, manfaatnya akan dirasakan baik oleh karyawan maupun bisnis.
Beberapa organisasi menyerap biaya shared services sebagai bagian dari operasional bisnis. Sementara itu, organisasi lain menggunakan sistem chargeback untuk membebankan biaya kepada departemen yang menggunakan layanan SSO, dengan siklus pembayaran yang mungkin berbasis penggunaan, kuartalan, atau tahunan.
Jika sistem chargeback diterapkan, SSO harus mampu memberikan layanan yang kompetitif dibandingkan vendor pihak ketiga. Jika layanan yang diberikan tidak efisien dan tidak hemat biaya, beberapa departemen mungkin akan memilih untuk outsourcing layanan tersebut atau mencoba menanganinya sendiri.
Beberapa SSO menetapkan perjanjian tingkat layanan (SLA) formal yang menguraikan ketentuan penyediaan layanan oleh SSO. Ini membantu departemen memahami ekspektasi layanan yang mereka terima.
Konsep shared services sudah ada sejak tahun 1920-an, ketika mesin tik Underwood berharga $100 dan juru ketik adalah pekerja terlatih. Alih-alih setiap departemen mempekerjakan juru ketik sendiri, sekelompok juru ketik yang disebut typing pool mulai muncul. Saat ini, konsep ini akan disebut sebagai SSO atau SSC.
Model shared services juga dapat digunakan untuk mendukung beberapa organisasi yang ingin merampingkan operasional dan mengurangi biaya. Misalnya, beberapa pemerintah daerah dalam satu wilayah geografis dapat membentuk SSO yang menyediakan layanan IT bagi semua pemerintahan tersebut, sehingga tidak perlu membentuk departemen IT sendiri atau setidaknya dapat mengurangi ukuran dan kompleksitasnya secara signifikan.