Apa Itu Software Asset Management (SAM)?
Software Asset Management (SAM) adalah pengelolaan proses, kebijakan, dan prosedur yang mendukung pengadaan, penerapan, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan aplikasi perangkat lunak dalam sebuah organisasi. SAM merupakan bagian dari manajemen aset TI yang bertujuan memastikan organisasi mematuhi perjanjian lisensi dan tidak menghabiskan anggaran berlebihan untuk perangkat lunak.
Setiap inisiatif SAM bertujuan untuk mempermudah pendataan aset perangkat lunak, memastikan keabsahan perjanjian lisensi pengguna akhir, dan memverifikasi penggunaan perangkat lunak gratis yang sesuai. Dokumentasi SAM dapat melindungi organisasi dari tuntutan hukum terkait pembajakan, mencegah penggunaan lisensi berlebihan secara tidak sengaja, dan mengendalikan penggunaan perangkat lunak liar (shadow software) di jaringan.
Tim Software Asset Management
Dalam organisasi besar, pengelolaan SAM bisa membutuhkan tim khusus yang bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara database yang menyimpan informasi tentang pembelian, langganan, lisensi, dan patch perangkat lunak. Biasanya, tim SAM bertugas memperbarui lisensi, menegosiasikan perjanjian baru, serta mengidentifikasi dan menghapus perangkat lunak yang jarang atau bahkan tidak pernah digunakan.
Selain itu, tim SAM juga bisa bertanggung jawab memastikan proses dan prosedur SAM selaras dengan standar seperti COBIT atau sistem manajemen layanan ITIL V3.
Menggunakan Alat SAM
Untuk mengotomatiskan pengumpulan data dari berbagai sumber seperti perangkat mobile, desktop, pusat data, dan cloud, perangkat lunak SAM melakukan audit jumlah lisensi perangkat lunak yang dibeli dan mencocokkannya dengan jumlah lisensi yang telah diinstal. Alat SAM juga dapat melacak jumlah lisensi yang masih tersedia. Informasi ini bisa digunakan untuk menghapus atau mendistribusikan ulang perangkat lunak yang tidak digunakan demi menghemat biaya.
Alat SAM yang cerdas sangat berguna jika organisasi tergabung dalam program lisensi volume atau ingin mengoptimalkan pembelian lisensi berbasis langganan dan lisensi permanen. Selain menyediakan tampilan menyeluruh terhadap data aset perangkat lunak, beberapa alat SAM juga memiliki fitur kecerdasan yang mampu menandai kriteria tertentu terkait lisensi perangkat lunak dan manajemen siklus hidup aplikasi (ALM).
Fitur penandaan ini membantu tim SAM secara proaktif mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Misalnya, perangkat lunak dapat menandai situasi di mana biaya lisensi dan dukungan bisa digabungkan untuk mengurangi pengeluaran.