Apa itu standard operating procedure (SOP)?

Standard Operating Procedure (SOP) adalah seperangkat instruksi langkah demi langkah untuk melaksanakan aktivitas rutin. SOP harus diikuti dengan cara yang sama setiap saat untuk menjamin bahwa organisasi tetap konsisten dan sesuai dengan kepatuhan terhadap peraturan industri dan standar bisnis.

SOP menyediakan kebijakan, proses, dan standar yang diperlukan agar organisasi dapat berhasil. SOP membantu mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan profitabilitas. SOP juga menciptakan lingkungan kerja yang aman serta menghasilkan pedoman untuk cara menyelesaikan masalah dan mengatasi hambatan.

Bagaimana Cara Menulis Prosedur Operasional Standar

SOP yang efektif menjelaskan langkah-langkah yang diambil untuk menyelesaikan tugas dan memberi tahu karyawan tentang risiko yang terkait dengan proses tersebut. Instruksi harus singkat dan mudah dipahami, dengan fokus pada bagaimana hal-hal seharusnya dilakukan, bukan hanya apa yang perlu dilakukan.

Sebelum menulis SOP, penulis harus melakukan penilaian risiko terhadap semua langkah dalam prosedur tersebut. Penilaian ini harus mengidentifikasi hambatan apa pun yang mungkin muncul selama proses serta risiko yang terkait dengan hambatan tersebut.

Beberapa pertanyaan kunci yang perlu dijawab dalam SOP meliputi:

Siapa yang melaksanakan peran apa?
Apa yang dilakukan oleh setiap peran?
Apa tujuan atau hasil dari setiap peran?
Apakah apa yang perlu dilakukan dijelaskan dengan jelas?

Untuk memutuskan prosedur mana yang akan mendapat manfaat dari SOP, organisasi harus membuat daftar semua proses bisnis mereka. Manajer harus mendiskusikan tanggung jawab dan tugas sehari-hari karyawan untuk memastikan bahwa semua prosedur tercatat. Setiap tugas rutin yang ditangani oleh beberapa karyawan harus dipertimbangkan untuk pembuatan SOP.
Berikut adalah enam langkah utama dalam pembuatan SOP:

Langkah 1: Tentukan tujuan tugas dan mengapa tugas tersebut memerlukan SOP. Karyawan yang memiliki peran pengambilan keputusan dan pemangku kepentingan lainnya mendefinisikan tujuan tugas dan menjelaskan mengapa tujuan tersebut memerlukan SOP.

Langkah 2: Tentukan format untuk SOP. Penulis menentukan format SOP. Beberapa organisasi mungkin memiliki template siap pakai. Lainnya memungkinkan penulis untuk merancang format mereka sendiri. Berikut adalah contoh format yang mungkin digunakan:

Diagram alur atau diagram alur kerja yang menampilkan prosedur dengan hasil yang tidak dapat diprediksi atau beragam.
Daftar berurutan atau bernomor dari langkah-langkah sederhana yang singkat dan mudah diikuti.
Langkah-langkah hierarkis yang ditulis sebagai daftar berurutan atau bernomor tetapi ditujukan untuk prosedur dengan banyak langkah dan keputusan; ini mungkin memiliki langkah utama diikuti dengan kumpulan sub-langkah.

Langkah 3: Tentukan media pengiriman. Setelah format dipilih, penulis memutuskan apakah SOP akan tersedia dalam bentuk salinan tertulis atau online dan disimpan dalam database.
Langkah 4: Identifikasi ketergantungan tugas. Ada kemungkinan bahwa tugas dalam SOP ini bergantung pada prosedur lain di dalam organisasi. Penulis harus mengidentifikasi ketergantungan ini dan memutuskan bagaimana memasukkannya ke dalam SOP baru. Pilihan lain yang dapat dipertimbangkan adalah menggabungkan prosedur baru ini ke dalam SOP yang sudah ada.

Langkah 5: Tentukan audiens. Penulis menentukan siapa audiens untuk SOP ini untuk memastikan bahwa SOP ditulis dengan tepat. Misalnya, SOP yang ditulis untuk karyawan yang sudah memiliki pengetahuan sebelumnya akan berbeda dari yang ditulis untuk karyawan baru.

Langkah 6: Tulis SOP. Setelah semua keputusan ini dibuat, penulis mulai menulis SOP. Instruksi ini menggunakan bentuk kata kerja sekarang dan suara aktif. Jika organisasi memiliki panduan gaya, maka penulis harus mengikutinya. Penting untuk memungkinkan siapa pun yang akan menggunakan SOP untuk meninjau selama proses penulisan guna memastikan bahwa semua langkah yang diperlukan tercakup.

Langkah 7: Uji dan kumpulkan umpan balik. Setelah draf ditulis, itu harus ditinjau, diedit, dan diuji beberapa kali, dengan umpan balik yang dikumpulkan. Proses ini diulang hingga SOP mendapatkan persetujuan dari semua pemangku kepentingan. Pada titik ini, SOP didistribusikan kepada setiap orang yang akan menggunakannya sebagai bagian dari pekerjaan mereka. Audiens target harus mencoba draf SOP untuk memastikan bahwa SOP bekerja seperti yang diinginkan. Jika karyawan ini kesulitan memahami atau mengikuti SOP, itu mungkin perlu diperbarui.

Langkah 8: Terapkan proses. SOP menjadi resmi setelah semua masalah ditangani, dan audiens yang dimaksud dapat menggunakannya tanpa masalah.

Langkah 9: Perbarui secara berkala. Pembuatan dan penegakan SOP adalah proses iteratif. Setelah instruksi terperinci ditulis, proses SOP harus dianalisis dan diperbarui setiap enam hingga 12 bulan untuk memastikan bahwa ia tetap relevan dengan standar regulasi dan persyaratan kepatuhan organisasi. Semua perubahan harus dicatat dan versi dilacak.

Langkah 10. Berikan pelatihan berkelanjutan. Sesi pembelajaran berkelanjutan yang dijadwalkan secara teratur akan memastikan bahwa karyawan menjadi familiar dengan versi baru prosedur.

Komponen-Komponen dari SOP

Prosedur Operasional Standar (SOP) harus mencakup komponen-komponen berikut:

Halaman judul. Halaman ini menunjukkan judul prosedur, untuk siapa prosedur ini ditujukan — peran, departemen, tim, atau lembaga tertentu — nomor identifikasi SOP-nya, serta nama dan tanda tangan orang yang menyiapkan dan menyetujuinya.
Daftar Isi. Ini memberikan akses mudah ke berbagai bagian dalam SOP yang panjang.
Daftar langkah-langkah prosedur. Ini mencakup penjelasan tentang tujuan tugas, peran dan tanggung jawab; persyaratan regulasi; terminologi; deskripsi tentang apa yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan setiap langkah; dan pembahasan tentang keputusan yang harus dibuat. Bagian ini akan menjadi bagian terbesar dari SOP.

Praktik Terbaik dalam Menulis dan Menggunakan SOP

Beberapa praktik terbaik dalam menulis dan menggunakan SOP antara lain:

Tetapkan gaya dan format yang umum untuk semua SOP dalam organisasi. Menggunakan bahasa yang sederhana dan jelas akan membantu karyawan memahami manual. Pilih juga kumpulan judul, font, tata letak, dan grafik yang telah ditentukan.
Pastikan karyawan dapat dengan mudah menemukan konten dalam SOP. Ini bisa dilakukan dengan menambahkan daftar isi.
Simpan semua SOP di satu tempat, sebaiknya secara online. Organisasi dapat menggunakan basis pengetahuan atau sistem manajemen lainnya untuk mencapainya. Sistem ini memudahkan untuk menemukan SOP tertentu dan mengubah serta memperbaruinya.
Kembangkan rencana tinjauan dan pemeliharaan berkelanjutan untuk SOP guna memastikan bahwa mereka tetap relevan dan bebas dari kesalahan. SOP harus berkembang dan berubah seiring dengan perkembangan organisasi. SOP yang sudah ketinggalan zaman tidak berguna.
Distribusikan SOP kepada karyawan yang akan menggunakannya dan latih mereka dalam prosedur yang terlibat. Pelatihan reguler — selain pelatihan orientasi awal — sangat bermanfaat dan memastikan semua karyawan mengetahui dan memahami prosedur terbaru.

Menggunakan teknik seperti gamifikasi bisa lebih menarik bagi peserta pelatihan dan membantu mereka untuk lebih mudah mengingat informasi.

Penggunaan Prosedur Operasional Standar

Prosedur Operasional Standar memungkinkan organisasi untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang proses bisnis mereka dan mengidentifikasi area yang perlu perbaikan. Alasan untuk menggunakan SOP termasuk yang berikut:

Memastikan karyawan mengikuti jadwal yang sudah ditentukan.
Membantu dalam pelatihan karyawan.
Menjamin kepatuhan regulasi dipenuhi.
Memastikan prosedur tidak berdampak negatif pada lingkungan.
Memasukkan standar keselamatan dalam operasi rutin.
Menghindari masalah manufaktur dan kegagalan.

SOP tetap dibutuhkan meskipun ada instruksi lain atau metode lain untuk mendeskripsikan prosedur. SOP sering kali menjelaskan prosedur dengan lebih detail daripada konten yang dipublikasikan dan mungkin menjelaskan perbedaan antara SOP dan metode yang diterbitkan.
SOP akan gagal jika karyawan tidak mengikutinya. Manajemen, khususnya supervisor langsung, harus memantau penggunaan SOP untuk memastikan bahwa itu diterapkan dan dipelihara dengan baik.

Contoh Prosedur Operasional Standar Berdasarkan Industri

SOP sangat penting di berbagai industri. Berikut adalah beberapa contoh SOP dari berbagai industri:

Manufaktur. SOP digunakan untuk mencatat prosedur jalur produksi yang digunakan untuk melatih karyawan dan memastikan alur kerja yang konsisten.
Keuangan. SOP digunakan untuk mencatat proses penagihan dan pengumpulan. Bank juga menggunakan SOP untuk menentukan identitas pelanggan yang datang ke bank.
Layanan pelanggan dan ritel. Dalam lingkungan layanan pelanggan dan penjualan, SOP menjelaskan proses pengiriman layanan dan waktu respons, serta menginstruksikan karyawan tentang cara mengelola keluhan pelanggan dan menyiapkan dokumen seperti kutipan penjualan.
Perawatan Kesehatan. Penyedia medis menggunakan SOP untuk membuat alur kerja pengumpulan dan input data pasien, serta untuk penagihan pasien dan pengumpulan pembayaran.
Lembaga Pemerintah. Departemen dan lembaga pemerintah memiliki berbagai proses untuk memastikan standar dipenuhi.

Di banyak industri, SOP sering digunakan dalam perekrutan dan pelatihan karyawan. Mereka memastikan bahwa orientasi dan pelatihan karyawan baru konsisten dengan cara karyawan yang sudah ada melakukan pekerjaan. SOP juga dapat membimbing manajer dalam tugas rutin, seperti disiplin dan tindakan korektif, serta tinjauan kinerja. Mereka juga dapat digunakan untuk mengumpulkan, melacak, dan menyimpan laporan indikator kinerja utama dan membuat proses onboarding klien.

Manfaat Menggunakan Prosedur Operasional Standar

Prosedur Operasional Standar menawarkan berbagai manfaat bagi organisasi, termasuk beberapa yang tidak langsung terlihat:

Konsistensi. Karyawan di semua departemen memahami dan mengikuti proses yang telah ditentukan, menciptakan alur kerja yang umum dan konsisten.
Lebih sedikit kesalahan. Standardisasi memastikan semua orang tahu bagaimana menyelesaikan proses dengan benar, sehingga mengurangi kesalahan dan berkontribusi pada upaya jaminan kualitas dan hasil berkualitas tinggi.
Pelatihan yang konsisten. SOP menyederhanakan pelatihan karyawan, menghemat waktu, dan menjamin konsistensi. Hal ini, pada gilirannya, mengurangi risiko operasional.
Komunikasi. SOP dapat memperlancar komunikasi di seluruh organisasi. Jika ada perubahan pada suatu tugas, SOP diperbarui dan didistribusikan kepada siapa saja yang menggunakannya, membantu organisasi untuk dengan cepat mengomunikasikan perubahan tersebut kepada pihak yang terpengaruh. SOP juga mengurangi kemungkinan kesalahpahaman karena langkah-langkah yang terperinci meninggalkan sedikit ruang untuk debat, pertanyaan, atau kebingungannya.

Tantangan dalam Menggunakan Prosedur Operasional Standar

Beberapa tantangan yang terlibat dalam pembuatan SOP antara lain:

Kekakuan. Jika suatu tugas atau masalah dapat mendapat manfaat dari pendekatan yang lebih fleksibel atau pemikiran kreatif, SOP mungkin tidak mengizinkan hal itu jika diterapkan sebagai kerangka yang kaku.
Kekurangan. Mengetahui apa yang perlu dimasukkan dalam dokumen SOP atau diagram alur bisa menjadi tantangan; tidak selalu jelas bagaimana membuat SOP untuk tugas tertentu yang sekomprehensif mungkin. Selain itu, SOP harus terus dipelihara agar tetap berguna.
Ketidakpatuhan. Karyawan bisa gagal mematuhi SOP jika tidak diterapkan dengan ketat atau terlalu sulit dipahami.
Masalah pelatihan. SOP yang baik bisa sulit dipahami oleh peserta pelatihan atau mereka mungkin enggan mempelajari keterampilan baru.

standard operating procedure (SOP)