Apa itu Sistem Catatan (System of Record/SOR)?
Sistem catatan (System of Record/SOR) adalah sistem penyimpanan dan pengambilan informasi yang menyimpan data berharga tentang suatu sistem organisasi atau proses bisnis. Catatan ini bisa mencakup berbagai sumber data dan dapat berada di satu lokasi atau di beberapa lokasi dengan akses jarak jauh. Namun, untuk memastikan integritas data dan validitasnya, harus ada hanya satu SOR untuk setiap bagian informasi tertentu.
Perbedaan kecil dalam data umum terjadi saat data disimpan di beberapa komputer, akibat pengeditan atau pemrosesan data. Ketidaksesuaian bisa muncul karena bug, perbedaan format file, pengeditan berulang oleh manusia, atau perubahan waktu, seperti pembaruan kalender. Untuk informasi yang tidak berubah, seperti data historis, SOR menyediakan sumber asli yang dapat ditelusuri. Untuk informasi yang terus berubah, seperti saldo rekening bank, SOR memberikan informasi paling mutakhir.
Contoh Sistem Catatan
Ada banyak jenis SOR. Salah satu yang paling umum adalah sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM). Contoh lainnya termasuk sistem catatan keuangan seperti SAP, sistem catatan sumber daya manusia, dan sistem catatan pelanggan.
Apa Tujuan dari Sistem Manajemen Catatan?
Manajemen SOR memiliki banyak manfaat. Sistem ini dapat membantu mengotomatisasi proses dengan lebih efisien dan meningkatkan efisiensi organisasi. SOR juga dapat digunakan untuk mengorganisir data dalam satu pusat yang mudah diakses. Selain itu, SOR sangat penting dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
Sistem Catatan dalam Pega
Dalam Pega, sebuah platform low-code, pola SOR digunakan ketika suatu kasus membutuhkan akses ke informasi yang disimpan dalam aplikasi atau sistem lain. Kasus tersebut tidak memiliki data referensi secara langsung, tetapi hanya menggunakannya saat diperlukan untuk mengisi aturan atau memberikan konteks.
Apa itu System of Records Notice?
System of Records Notice diterbitkan oleh lembaga pemerintah federal dalam Federal Register saat mereka membentuk atau mengubah SOR yang berisi informasi tentang individu.
Jenis-Jenis Sistem Pencatatan
Catatan dapat diperbarui menggunakan dua metode utama: sistem pencatatan berbasis komputer (otomatis) atau sistem pencatatan manual.
Lihat juga: manajemen informasi catatan, tata kelola informasi, manajemen informasi perusahaan, system of engagement, single source of truth, golden record, dan command query responsibility segregation.