Apa itu workflow automation (otomatisasi alur kerja)?
Otomatisasi alur kerja adalah pendekatan untuk membuat aliran tugas, dokumen, dan informasi dalam aktivitas kerja dilakukan secara otomatis sesuai dengan aturan bisnis yang telah ditetapkan. Ketika diterapkan, jenis otomatisasi ini harus menjadi proses yang sederhana dan dijalankan secara rutin untuk meningkatkan produktivitas sehari-hari.
Alur kerja adalah serangkaian aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Otomatisasi alur kerja mengalihkan pelaksanaan aktivitas tersebut dari manusia ke program perangkat lunak.
Untuk mengotomatiskan alur kerja, sebuah organisasi pertama-tama mengidentifikasi tugas-tugas yang membentuk pekerjaan tersebut. Selanjutnya, organisasi menetapkan aturan dan logika yang mengatur bagaimana tugas-tugas tersebut harus dilakukan. Terakhir, perangkat lunak diprogram dengan aturan bisnis dan logika yang telah ditetapkan.
Aturan dan logika ini sering kali berbentuk serangkaian pernyataan “jika-maka” (if-then) yang berfungsi sebagai instruksi bagi program untuk menentukan tindakan yang harus dilakukan dan bagaimana berpindah dari satu tugas ke tugas berikutnya. Perangkat lunak menggunakan aturan dan logika ini untuk menyelesaikan serangkaian tugas dari awal hingga akhir, sehingga manusia tidak perlu lagi menangani pekerjaan tersebut.
Siapa yang menggunakan otomatisasi alur kerja?
Semua organisasi memiliki area yang dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi pemberitahuan berulang, perizinan, dan tugas dasar lainnya.
Sebuah laporan tahun 2021 dari pembuat perangkat lunak otomasi Zapier menemukan bahwa 94% pekerja bisnis kecil dan menengah (UKM) yang disurvei mengatakan bahwa mereka melakukan tugas yang berulang dan memakan waktu. Laporan tersebut juga mencatat bahwa 90% pekerja berbasis pengetahuan merasa bahwa otomasi meningkatkan pekerjaan mereka, dan 66% mengatakan bahwa otomatisasi membuat mereka lebih produktif.
Di dalam perusahaan, setiap departemen dapat menggunakan sistem otomatisasi alur kerja — termasuk keuangan, sumber daya manusia (SDM), pemasaran, operasional, dan penjualan. Biasanya, otomatisasi digunakan untuk mengotomatisasi pekerjaan yang melibatkan tugas berulang dan tidak memerlukan tingkat pengambilan keputusan yang signifikan.
Organisasi umumnya mencari otomatisasi alur kerja untuk alasan berikut:
- meningkatkan efisiensi
- mengurangi kesalahan
- meningkatkan produktivitas
- mempercepat proses
Otomatisasi juga memungkinkan karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu pada tugas-tugas yang membosankan dan bernilai rendah. Pendekatan ini memberi pekerja lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan yang memerlukan pemikiran manusia.
Banyak paket perangkat lunak otomatisasi alur kerja yang tersedia di pasaran memiliki fitur drag-and-drop kode rendah (low-code), yang memungkinkan pekerja mengotomatiskan proses manual sebagai bagian dari tanggung jawab mereka. Beberapa alat otomatisasi bahkan dilengkapi dengan kecerdasan buatan (AI), yang dapat menangani tugas-tugas yang memerlukan tingkat pengambilan keputusan tertentu.
Otomatisasi alur kerja paling sering digunakan dalam situasi berikut:
- Sebuah tugas bersifat berulang.
- Sebuah tugas perlu diselesaikan secara akurat tanpa kesalahan manusia.
- Serangkaian tugas sederhana dapat dibuat lebih efisien.
Dengan menerapkan otomatisasi dalam kasus seperti ini, organisasi dapat menyederhanakan proses bisnisnya dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas di tempat kerja.
Pentingnya otomatisasi alur kerja
Otomatisasi alur kerja sebaiknya diterapkan kapan pun memungkinkan untuk berbagai alasan, termasuk meningkatkan kecepatan operasi serta efisiensi dan akurasi tugas otomatis.
Alasan lain mengapa otomatisasi alur kerja penting meliputi:
- Tugas bernilai tinggi. Dengan mengurangi tugas-tugas yang membosankan, otomatisasi memungkinkan pekerja fokus pada tugas yang lebih bernilai tinggi.
- Penghematan. Produktivitas yang lebih tinggi menghasilkan penghematan biaya.
- Visibilitas. Pemetaan alur kerja yang digunakan dalam otomatisasi memberikan wawasan tentang proses yang sedang diotomatisasi.
- Komunikasi. Visibilitas yang lebih besar ini meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar departemen.
- Peningkatan layanan pelanggan. Dengan mengotomatiskan tanggapan terhadap pertanyaan pelanggan, organisasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Kualitas produk. Dengan menghilangkan kesalahan manusia, kualitas produk meningkat.
- Pelacakan kinerja. Digitalisasi tugas memungkinkan organisasi meninjau kinerja proses bisnis secara lebih mudah.
Otomatisasi alur kerja membantu organisasi bersaing di era digital. Laporan Zapier mencatat bahwa 88% UKM yang disurvei mengatakan bahwa otomatisasi memungkinkan mereka bersaing dengan perusahaan yang lebih besar.
Contoh otomatisasi alur kerja
Di bawah ini adalah empat contoh tugas yang dapat ditangani oleh otomatisasi alur kerja:
- Mengelola persetujuan dan penandatanganan dokumen.
- Memfasilitasi proses bagi karyawan, mitra, dan pelanggan.
- Mengotomatiskan faktur dan proses keuangan serta penjualan lainnya.
- Menangani pertanyaan dan permintaan pelanggan secara otomatis.
Penggunaan Otomasi Alur Kerja
Semua industri dapat mengambil manfaat dari otomasi alur kerja. Selain itu, teknologi ini dapat digunakan di berbagai departemen dan bidang khusus, seperti mendukung alur kerja DevOps dalam departemen TI.
Contoh berikut mengilustrasikan penerapan otomasi alur kerja dalam berbagai industri dan departemen:
Kesehatan. Penyedia layanan kesehatan menggunakan otomasi alur kerja untuk membuat jadwal kerja staf dan rotasi tugas siaga. Mereka juga menggunakan alat ini untuk mendukung proses penerimaan dan pemulangan pasien serta transfer rekam medis elektronik pasien. Dalam setiap bidang ini, otomasi alur kerja memungkinkan tenaga kesehatan untuk lebih fokus pada tugas yang lebih penting, seperti perawatan langsung pasien.
Hukum. Baik dalam industri hukum itu sendiri maupun dalam fungsi hukum dalam sebuah perusahaan, otomasi alur kerja digunakan untuk mengotomatisasi penagihan, memasukkan informasi klien baru, mengajukan dan melacak tinjauan kontrak, serta mengelola tenggat waktu kasus.
Teknologi Informasi. Departemen TI menggunakan otomasi untuk mendukung tim DevOps dan kelompok lainnya. Mereka menggunakannya untuk mengotomatisasi orkestrasi pipeline pengembangan perangkat lunak, pemantauan data, pengumpulan data, pengujian kode, permintaan layanan, pengaturan akun baru, serta penerapan pengujian dan kode. Sebagai contoh, tim DevOps dapat mengotomatisasi pengujian aplikasi e-commerce baru.
Keuangan. Bisnis keuangan dan departemen keuangan dalam suatu perusahaan menggunakan otomasi alur kerja untuk entri data dan proses persetujuan akun. Dalam perusahaan, mereka juga menggunakannya untuk mengotomatisasi tugas seperti permintaan cuti dan penyesuaian gaji.
Pemasaran. Otomasi alur kerja dapat membantu berbagai aspek otomasi pemasaran, membuat tugas-tugas yang terkait dengan manajemen merek dan kampanye berjalan secara otomatis dalam urutan yang telah ditentukan.
Penjualan. Departemen ini sering mengotomatisasi persetujuan proposal dan penawaran, memperkenalkan tenaga penjualan kepada prospek yang dihasilkan melalui interaksi situs web, serta membuat daftar tugas begitu seorang prospek menjadwalkan pertemuan dengan perwakilan penjualan.
Keamanan Siber. Otomasi alur kerja mempercepat respons insiden, membuat proses lebih efisien.
Sumber Daya Manusia. Otomasi memfasilitasi berbagai proses SDM, seperti persetujuan lembar waktu, orientasi dan keluarnya karyawan, serta pengelolaan perubahan personel.
Operasional. Otomasi alur kerja digunakan untuk berbagai tugas, termasuk menyusun laporan dan menetapkan tugas.
Langkah-langkah Otomasi Alur Kerja
Implementasi perangkat lunak otomasi alur kerja umumnya melibatkan tujuh langkah berikut:
- Identifikasi proses yang layak untuk otomatisasi, terutama yang terdiri dari tugas manual berulang. Prioritaskan alur kerja yang paling tidak efisien, rentan terhadap kesalahan manusia, atau mahal jika dilakukan secara manual.
- Petakan proses dan rancang alur kerja. Langkah ini memerlukan pemahaman mendalam tentang operasi bisnis.
- Tentukan tujuan bisnis. Organisasi harus mengartikulasikan bagaimana implementasi otomasi alur kerja dapat memberikan manfaat spesifik, baik dalam hal penghematan biaya, peningkatan efisiensi, pengurangan kesalahan, peningkatan produktivitas, atau manfaat lain yang terkait.
- Riset, pilih, dan terapkan perangkat lunak otomasi alur kerja. Organisasi harus memilih perangkat lunak yang memiliki fitur, fungsi, dan perjanjian tingkat layanan yang sesuai dengan tujuan bisnis mereka dengan harga yang tepat.
- Latih karyawan dalam penggunaan perangkat lunak otomasi alur kerja, dengan mendukung inisiatif ini melalui program manajemen perubahan yang solid.
- Tetapkan metrik KPI dan gunakan untuk mengukur keberhasilan serta menyesuaikan alur kerja otomatis agar sesuai dengan tujuan.
- Dorong perbaikan berkelanjutan dengan mengumpulkan umpan balik karyawan, yang dikombinasikan dengan KPI dapat meningkatkan pengalaman pengguna dan keseluruhan alur kerja.
Alur Kerja Dinamis vs. Statis
Otomasi alur kerja dapat bersifat dinamis atau statis.
Ketika alur kerja otomatis bersifat statis, tidak ada variasi dalam langkah-langkah yang diambil. Langkah-langkah tersebut terjadi dalam urutan yang ketat, terlepas dari adanya variabel yang dapat memengaruhi hasil.
Ketika alur kerja otomatis bersifat dinamis, perangkat lunak dapat menggunakan skema sebagai template untuk menentukan langkah selanjutnya saat runtime. Alur kerja dinamis yang dipadukan dengan otomasi dapat meningkatkan kelincahan dalam operasional bisnis.
Perangkat Lunak dan Aplikasi Populer untuk Otomasi Alur Kerja
Permintaan untuk otomasi alur kerja sangat tinggi. Firma riset MarketWatch memperkirakan nilai pasar otomasi alur kerja global mencapai $7 miliar pada tahun 2021 dan diproyeksikan akan melebihi $16 miliar pada tahun 2028.
Vendor di bidang ini mencakup IBM, Oracle, dan Xerox, serta pendatang baru seperti Appian dan Pegasystems.
Selain platform otomasi alur kerja mandiri, banyak vendor menawarkan perangkat lunak khusus yang memiliki kemampuan otomasi alur kerja. Misalnya, HubSpot menyertakan otomasi alur kerja dalam perangkat lunak pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggannya.
Beberapa platform perusahaan, seperti sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), juga memiliki alat untuk mengotomatisasi alur kerja.
Banyak vendor memasarkan otomasi alur kerja mereka sebagai solusi low-code. Artinya, pengguna tidak memerlukan pemahaman mendalam tentang pemrograman untuk menggunakannya. Sebagai gantinya, mereka memiliki fitur seret dan lepas yang memungkinkan pengguna mengotomatisasi alur kerja dalam pekerjaan mereka dengan sedikit atau tanpa keterlibatan profesional TI.
Setiap organisasi yang ingin menerapkan otomasi alur kerja harus memperhatikan kemampuan perangkat lunak yang dipilih. Perangkat lunak tersebut harus mudah digunakan, hemat biaya, dan mampu mewujudkan tujuan bisnis organisasi.
Perangkat lunak otomasi alur kerja biasanya didistribusikan sebagai aplikasi Software as a Service (SaaS). Aplikasi SaaS umumnya mencakup alat alur kerja sederhana yang ditujukan untuk usaha kecil dan menengah (UKM).
Vendor yang menawarkan teknologi otomasi alur kerja meliputi:
- Catalytic memiliki platform otomasi alur kerja tanpa kode untuk digitalisasi operasi bisnis.
- Flokzu adalah platform berbasis cloud yang menyediakan templat alur kerja dan ikon untuk memungkinkan pengguna bisnis tanpa pengalaman pemrograman mengotomatisasi alur kerja.
- IBM menawarkan platform otomasi dengan serangkaian komponen perangkat lunak modular yang terintegrasi bernama Cloud Pak for Business Automation.
- Integrify memiliki perangkat lunak berbasis cloud low-code untuk mengotomatisasi proses dan menyederhanakan alur kerja. Ini juga menawarkan open API berbasis REST yang memungkinkan pengguna berintegrasi dengan basis data eksternal dan melaporkan data dari berbagai file, seperti Excel dan PDF.
- Kissflow menyediakan perangkat lunak otomasi dengan antarmuka intuitif yang memungkinkan pengguna membuat alur kerja otomatis dengan manajemen proses bisnis (BPM) yang telah dipasang sebelumnya.
- Microsoft menawarkan Power Automate (sebelumnya Microsoft Flow), yang memungkinkan pengguna mengotomatisasi alur kerja dan BPM.
- Nintex menampilkan otomasi alur kerja dan kecerdasan proses dalam perangkat lunaknya, yang juga memerlukan sedikit atau tanpa pemrograman.
- Pipefy memungkinkan pengguna untuk memusatkan dan menyederhanakan alur kerja dengan mengotomatisasi tugas pada platform low-code/no-code.
- ProcessMaker adalah alat otomasi alur kerja dan otomasi proses bisnis berbasis web dan open source.
- SmartSuite menyediakan perangkat lunak manajemen kerja kolaboratif dengan antarmuka seret dan lepas sehingga pengguna dapat mengatur otomasi yang bahkan kompleks.
- Zapier mempermudah proses otomasi dengan membiarkan pengguna memilih pemicu dan kemudian tindakan.
Mesin Alur Kerja vs. Mesin Aturan Bisnis
Organisasi dapat menggunakan baik mesin alur kerja maupun mesin aturan bisnis (BRE), tetapi keduanya bukanlah hal yang sama.
- Mesin alur kerja adalah aplikasi perangkat lunak atau alat yang membantu pengguna mengotomatisasi serangkaian tugas yang membentuk alur kerja, biasanya dalam jangka waktu tertentu. Perangkat lunak yang digunakan dalam otomasi alur kerja dapat disebut sebagai mesin alur kerja. Mesin alur kerja membantu organisasi menghemat waktu dan tenaga dalam menjalankan proses.
- BRE digunakan untuk membuat keputusan secara otomatis berdasarkan seperangkat aturan. BRE beroperasi pada serangkaian kondisi dalam perangkat lunak, yang mengeksekusi kode aplikasi jika kriteria tertentu terpenuhi. Singkatnya, BRE menetapkan kriteria tentang bagaimana perangkat lunak harus berperilaku dalam berbagai keadaan.
Mesin alur kerja digunakan untuk manajemen alur kerja. BRE, di sisi lain, tidak memiliki input dalam mengoordinasikan tugas. BRE lebih seperti pedoman tentang bagaimana perangkat lunak akan mengambil keputusan tertentu dalam kondisi tertentu. Pengguna non-teknis yang tidak memiliki banyak pengetahuan pemrograman dapat menggunakan BRE untuk mengubah perilaku perangkat lunak mereka berdasarkan persyaratan bisnis yang telah ditentukan.
Otomasi Alur Kerja vs. Otomasi Proses Robotik
Teknologi otomasi proses robotik (RPA) meniru cara manusia menggunakan perangkat lunak untuk tugas-tugas berulang dengan volume tinggi. Teknologi RPA menciptakan bot yang kemudian menangani tugas alur kerja seperti entri data, perhitungan, dan penyalinan.
Secara konseptual, RPA mirip dengan otomasi alur kerja. Perbedaannya adalah RPA berguna untuk mengotomatisasi tugas individu yang terpisah, sementara otomasi alur kerja berguna untuk mengotomatisasi serangkaian tugas.
Baik otomasi alur kerja maupun RPA bergantung pada teknologi untuk mengotomatisasi tugas, tetapi otomasi alur kerja lebih menekankan komunikasi antara elemen-elemen berbeda dalam alur kerja. Misalnya, dalam proses rantai pasokan, perangkat lunak otomasi alur kerja dapat digunakan untuk memastikan bahwa orang yang tepat diberi tahu pada waktu yang tepat tentang tugas yang harus dilakukan selanjutnya dalam setiap langkah proses. Sementara itu, RPA hanya akan fokus pada satu tugas dalam proses tersebut.