Apa Itu Workforce Planning?
Workforce planning adalah strategi yang digunakan oleh perusahaan untuk mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dan menempatkan karyawan secara efektif, biasanya dengan bantuan teknologi sumber daya manusia yang canggih.
Workforce planning merupakan bagian dari workforce management, yang menjadi elemen penting dalam sistem perangkat lunak HR dan enterprise resource planning (ERP) bagi organisasi besar.
Model Workforce Planning
Berbagai organisasi—mulai dari perusahaan, kelompok nonprofit, universitas, hingga instansi pemerintah—menggunakan workforce planning untuk membentuk tim kerja yang optimal demi mencapai tujuan seperti profitabilitas, produktivitas, atau efisiensi.
Workforce planning terbagi dalam dua kategori utama: operasional dan strategis.
Workforce Planning Operasional
Fokusnya lebih ke level individu, membantu mengatur operasional harian karyawan. Strategi ini dapat digunakan untuk menyusun jadwal kerja dan jam kerja guna menjaga kelangsungan bisnis.
Strategi workforce planning operasional yang baik mencakup elemen manajemen talenta dan dapat membantu dalam:
- Distribusi tenaga kerja yang seimbang antar divisi.
- Identifikasi kebutuhan organisasi serta jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan.
- Mendeteksi kesenjangan tenaga kerja dan peran yang mungkin perlu dialihkan.
Selain itu, workforce planning juga mencakup kebijakan untuk meningkatkan kepuasan karyawan dalam pekerjaan mereka.
Workforce Planning Strategis
Berfokus pada isu jangka panjang yang berkembang selama beberapa bulan hingga tahun. Contohnya:
- Memprediksi kehilangan pengetahuan saat karyawan keluar dari organisasi.
- Mengantisipasi kebutuhan talenta di masa depan.
- Menganalisis opsi perekrutan yang kemungkinan akan dibutuhkan.
- Membangun strategi workforce analytics yang efektif.
Manfaat Workforce Planning
Dengan software workforce planning, organisasi dapat mengatur jadwal kerja dan shift karyawan berdasarkan perkiraan tenaga kerja dan penjualan yang akurat. Teknologi ini juga membantu manajer mempersiapkan pergantian tenaga kerja akibat pensiun serta merancang strategi akuisisi talenta untuk mengisi posisi yang kosong.
Para eksekutif yang bertanggung jawab atas kepatuhan terhadap regulasi federal, internasional, atau lokal juga dapat menggunakan software workforce planning untuk memastikan strategi tenaga kerja mereka sejalan dengan rencana kepatuhan. Misalnya, memastikan jumlah pekerja cukup untuk memenuhi persyaratan ketenagakerjaan, keselamatan kerja, dan pengendalian biaya asuransi kesehatan.
Vendor Workforce Planning
Beberapa vendor teknologi HR, seperti UKG dan Ceridian, menawarkan software workforce planning sebagai layanan utama mereka. Infor dan ADP juga memiliki modul workforce management, sementara Workforce adalah vendor khusus workforce management yang platformnya dapat diintegrasikan dengan suite SAP SuccessFactors untuk human capital management (HCM).
Untuk bisnis kecil dan menengah, Paycom, Paylocity, dan Paychex menyediakan fitur workforce planning, bersama dengan fungsi manajemen tenaga kerja dan HCM lainnya seperti penggajian serta manajemen kehadiran dan absensi.